Wo fängt man bei der E-Rechnung überhaupt an?

Wo fängt man bei der E-Rechnung überhaupt an?

Die Einführung der E-Rechnung wirft in vielen Unternehmen Fragen auf. Technische Anforderungen, rechtliche Rahmenbedingungen und die konkrete Umsetzung führen nicht selten zu Unsicherheiten. Dabei ist der Einstieg in das Thema E-Rechnung weniger kompliziert, als oft angenommen – vorausgesetzt, man geht strukturiert vor.

Warum jetzt handeln?

Insbesondere im B2B-Bereich wird die elektronische Rechnung zum Standard. Gesetzliche Vorgaben, etwa durch das Wachstumschancengesetz, zwingen Unternehmen dazu, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen. Doch wo beginnt man? Genau an dieser Stelle setzt die gotomaxx mit einem praxisorientierten Ansatz an.

Erfahren Sie mehr zur Digitalstrategie 2030 – warum die E-Rechnungspflicht erst der Anfang ist!

 

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Der erste Schritt: Verständnis schaffen

Bevor technische Tools implementiert oder interne Abläufe umgestellt werden, braucht es ein grundlegendes Verständnis. Was genau ist eine E-Rechnung? Welche Formate sind zulässig? Welche Fristen und Ausnahmen gelten? Diese und viele weitere Fragen werden in den kostenfreien Webinaren von gotomaxx beantwortet – in verständlicher Sprache und mit klarem Praxisbezug.

Drei Module für einen erfolgreichen Einstieg

Die Webinare gliedern sich in drei Module:

1. Theorie: Einführung in rechtliche Grundlagen, Definitionen und Rahmenbedingungen.

2. Praxis – Senden: Live-Demonstration der Erstellung und des Versands von E-Rechnungen mit gotomaxx-Lösungen.

3. Praxis – Empfangen: So lassen sich E-Rechnungen mit digitalen Tools effizient empfangen und verarbeiten.

Ziel ist es, Unternehmen Schritt für Schritt an das Thema heranzuführen – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße.

Melden Sie sich zu den kostenlosen Webinaren von gotomaxx an!

 

Illustration der Webinar-Seite; Frau informiert sich über die E-Rechnung per Webinar

 

Mehr als nur E-Rechnung: Prozessoptimierung als Nebeneffekt

Ein entscheidender Mehrwert: Durch die Einführung digitaler Rechnungsprozesse werden gleichzeitig interne Abläufe effizienter gestaltet. Ein Beispiel aus der Praxis zeigt, wie durch den einmaligen Einsatz sogenannter PDFMAILER.APP-Steuerzeichen täglich bis zu eine Stunde Zeit eingespart werden kann – ein spürbarer Effekt auf Woche, Monat und Jahr gerechnet.

Für wen ist das relevant?

Die Webinare sind bewusst breit angelegt und richten sich an alle Abteilungen, die mit Rechnungsverarbeitung zu tun haben: Geschäftsführung, IT, Verwaltung, Buchhaltung. Der Zugang ist kostenfrei und unverbindlich – eine Einladung, sich ohne Risiko mit dem Thema E-Rechnung vertraut zu machen.

Technische Umsetzung mit starker Unterstützung

Neben dem persönlichen Support über deutsche Festnetznummern, E-Mail und Chat stellt gotomaxx umfangreiche Ressourcen bereit: Dokumentationen, Whitepaper, Beispielformulare und ein starkes Partnernetzwerk sorgen für eine sichere und effiziente Implementierung.

 

 

Erfahren Sie mehr im Interview!

 

Fazit: Der Einstieg muss nicht kompliziert sein

Die E-Rechnung ist keine Herausforderung, die Unternehmen allein bewältigen müssen. Mit dem richtigen Partner und einem fundierten Schulungskonzept lässt sich der Einstieg nicht nur strukturieren, sondern auch für die gesamte Prozesslandschaft sinnvoll nutzen.
Sie möchten Ihre Prozesse modernisieren und zugleich gesetzeskonform handeln? Dann lohnt sich der Blick in die kostenfreien Webinare der gotomaxx – ein praxisnaher Einstieg in das Thema E-Rechnung und darüber hinaus.

 

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Wichtige Neuerungen zur E-Rechnung – Gesetzesentwurf auf einen Blick

Die E-Rechnung wird für Unternehmen zunehmend zur Pflicht – und die Anforderungen ändern sich stetig. Kürzlich hat die Bundesregierung einen neuen Gesetzesentwurf zur E-Rechnung vorgelegt, der wichtige Klarstellungen und erweiterte Pflichten mit sich bringt. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Neuerungen auf Sie zukommen und wie Sie Ihr Unternehmen optimal darauf vorbereiten können.

Die endgültige Veröffentlichung soll zum dritte Quartal 2025 hin geschehen.

 

Die wichtigsten Änderungen zusammengefasst:

Wir haben das Wichtigste bereits für Sie zusammengefasst. Den kompletten Gesetzesentwurf finden Sie direkt auf der Seite des Bundesfinanzministeriums.

1. Verpflichtung zum Empfang von E-Rechnungen

  • Alle inländischen Unternehmer – auch Kleinunternehmer (§ 19 UStG) – müssen technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
  • Ein spezielles E-Mail-Postfach ist nicht erforderlich.
  • Verweigert der Empfänger den Empfang, besteht kein Anspruch auf eine alternative Papierrechnung. Die Pflicht des Ausstellers gilt als erfüllt, wenn der Versand nachweisbar (z. B. Sendeprotokoll) erfolgte.

 

2. Zulässige Übermittlungswege

E-Rechnungen können über folgende Wege übermittelt werden:

  • Per E-Mail
  • Download über ein Kundenportal
  • EDI (gemäß EN 16931)
  • Elektronische Schnittstelle
  • Gemeinsamer Speicherort (z. B. im Konzernverbund)

Welcher Weg gewählt wird, „ist zivilrechtlich zwischen den Geschäftspartnern zu klären“.

 

3. Zulässige Formate

  • E-Rechnungen müssen strukturierte elektronische Formate verwenden, welche die maschinelle Weiterverarbeitung erlauben.
  • Formate gemäß EN 16931 (europäische Norm) sind immer zulässig, z. B.:
    • XRechnung
    • ZUGFeRD (ab Version 2.0.1.)
    • EDI-Formate (wenn EU Norm Bedingungen erfüllt sind)

Die Wahl des konkreten Formats ist ebenfalls zwischen den Vertragspartnern zu regeln.

 

4. Besonderheiten bei Dauerschuldverhältnissen

  • Bei z. B. Miet- oder Leasingverträgen genügt eine einmalige E-Rechnung für den ersten Leistungszeitraum.
  • Es reicht, wenn der Vertrag als Anhang beigefügt ist oder klar aus der E-Rechnung hervorgeht.
  • Eine einmalige Vertrags- oder Objektnummer genügt als Rechnungsnummer – eine fortlaufende Nummerierung ist nicht erforderlich.

 

5. Aufbewahrung und Archivierung

  • Alle E-Rechnungen (ein- und ausgehend) müssen 8 Jahre aufbewahrt werden.
  • Der strukturierte Teil der E-Rechnung muss unverändert und lesbar archiviert sein.
  • Keine Pflicht zur GoBD-konformen Speicherung, sofern die Unversehrtheit und Lesbarkeit gewährleistet bleibt.

 

 

Wie Sie Ihr Unternehmen frühzeitig vorbereiten können:

  • Definieren Sie Unternehmenseigene Normen:
    •  Kommunikationswege schriftlich festlegen (z. B. E-Mail, EDI).
    • Passendes E-Rechnung Format abstimmen (z.B. XRechnung für öffentliche Auftraggeber, ZUGFeRD für KMU).
    • Versand protokollieren (z. B. E-Mail-Archivierung), um Nachweisbarkeit zu gewährleisten.
  • Stellen Sie sicher, dass Ihre Systeme in der Lage sind, strukturierte E-Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 gemäß der Norm EN 16931 zu empfangen und zu verarbeiten.
  • Alle ein- und ausgehenden E-Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden. Der strukturierte, maschinenlesbare Teil (z. B. XML) muss im Originalzustand und lesbar aufbewahrt werden.
  • Prüfen Sie bestehende Dauerverträge auf die Anforderungen an einmalige Rechnungen und passen Sie Ihre Rechnungsprozesse an, indem Sie eindeutige Vertrags- oder Objektnummern ergänzen.
  • Pilotphase einplanen: Testen Sie neue Formate und Übertragungswege frühzeitig mit ausgewählten Partnern, um reibungslose Abläufe zu gewährleisten.

 

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