Die Digitalisierung bringt viele Vorteile – aber auch neue Einfallstore für Cyberkriminelle. Besonders rund um gesetzliche Neuerungen wie die E-Rechnungspflicht ab 2025 versuchen Angreifer, Verwirrung oder Unwissenheit gezielt auszunutzen. Wer ein paar typische Maschen des Phishing bei der E-Rechnung kennt, kann sich und sein Unternehmen besser schützen.
Was ist Social Engineering überhaupt?
Unter Social Engineering versteht man Methoden, mit denen Angreifer versuchen, Menschen zu manipulieren, um an vertrauliche Informationen zu gelangen – etwa Passwörter, Bankdaten oder interne Zugänge, wobei dies telefonisch, per E-Mail oder über Messaging-Dienste geschehen kann. Besonders perfide: Die Angreifer geben sich häufig als vertraute oder autoritäre Instanzen aus – z. B. als Chef, Dienstleister oder Behörde.
Warum die E-Rechnung dabei ins Visier rückt
Mit dem Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht für B2B-Umsätze ab 2025 und der stärkeren Nutzung von Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD ist ein neues Einfallstor entstanden, wobei Cyberkriminelle dies nutzen , um gezielt Verwirrung zu stiften:
Es werden E-Mails mit gefälschten XRechnungs-Dateien verschickt – oft im XML-Format, mit seriös wirkendem Aufbau.
Manche fordern zur Registrierung auf angeblich offiziellen „E-Rechnungsportalen“ auf – ein Versuch, Login-Daten zu stehlen.
Andere geben sich als Steuerberater, Dienstleister oder sogar Behörden aus und behaupten, bestimmte Rechnungen müssten „dringend neu eingereicht“ oder „freigegeben“ werden.
Ein Beispiel aus der Praxis
Ein häufiges Szenario: Eine Mitarbeiterin erhält eine E-Mail, scheinbar von einem bekannten Kunden oder einer Behörde, mit der Aufforderung, eine E-Rechnung hochzuladen oder zu bestätigen. Die E-Mail wirkt offiziell, das Format stimmt, das Timing vielleicht sogar auch, wobei ein Klick auf den Link führt nicht zur gewohnten Plattform, sondern auf eine gefälschte Login-Seite – und schon sind sensible Zugangsdaten in den falschen Händen.
So schützen Sie sich und Ihr Unternehmen
Technische Schutzmaßnahmen
Setzen Sie aktuelle Antivirenprogramme, Firewalls und Spamfilter ein.
Halten Sie Ihre Systeme und E-Mail-Programme stets auf dem neuesten Stand.
Klare und sichere Prozesse
Richten Sie ein separates, gesichertes E-Mail-Postfach für E-Rechnungen ein.
Schulen Sie regelmäßig alle Mitarbeitenden zu typischen Betrugsmaschen – besonders im Kontext der E-Rechnung.
Wachsam bleiben – prüfen statt klicken
Öffnen Sie keine Anhänge oder Links in verdächtigen E-Mails, vor allem keine XML- oder PDF-Dateien.
Prüfen Sie Betreff, Sprache und Absenderadresse sorgfältig: Passt das zur bisherigen Kommunikation?
Lassen Sie sich nicht unter Druck setzen – Zeitdruck ist ein typisches Warnsignal.
Im Zweifel: Kontaktieren Sie bekannte Ansprechpartner telefonisch – niemals über „Antworten“-Funktionen.
Kommunikation für den Ernstfall
Bereiten Sie Vorlagen und Prozesse vor, falls Kundinnen oder Kunden gefälschte E-Rechnungen erhalten.
So zeigen Sie Transparenz, schaffen Vertrauen – und handeln im Ernstfall schnell und professionell.
Fazit: Wachsamkeit ist der beste Schutz
Die Einführung der E-Rechnungspflicht bringt viele Vorteile, aber auch neue Risiken – besonders, wenn Angreifer gezielt auf Unsicherheiten oder Unklarheiten setzen. Wer die gängigen Maschen kennt und klare Prozesse zur Rechnungsverarbeitung etabliert, ist einen entscheidenden Schritt sicherer unterwegs.
Die Digitalstrategie der Bundesregierung bis 2030 wurde am 31.08.2022 beschlossen. Mit dem verpflichtenden Empfang der E-Rechnung wird ein bedeutender Anfang in der Digitalstrategie 2030 für deutsche Unternehmen vollzogen. Doch wer glaubt, mit der E-Rechnung sei das Thema erledigt, verkennt das große Ganze: Die E-Rechnung ist nicht das Ziel, sondern der Startpunkt. Sie steht exemplarisch für eine Entwicklung, die viele Geschäftsprozesse grundlegend verändern wird – und die Unternehmen spätestens bis 2030 aktiv gestalten müssen.
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Die E-Rechnung verändert mehr als nur das Rechnungsformat
Mit der Einführung der E-Rechnung wird nicht einfach ein Papierdokument durch eine PDF ersetzt. Vielmehr handelt es sich um strukturierte Datenformate wie XRechnung oder ZUGFeRD, die maschinenlesbar und automatisiert verarbeitbar sind. Das hat weitreichende Folgen:
Rechnungsdaten können direkt in Buchhaltungs-, ERP- oder Warenwirtschaftssysteme eingelesen werden.
Medienbrüche entfallen, manuelle Tätigkeiten wie das Abtippen von Beträgen oder Steuersätzen werden überflüssig.
Die Grundlage für automatisierte Workflows ist geschaffen – vom Rechnungseingang über die Prüfung bis hin zur Zahlung und Archivierung.
Viele Unternehmen merken bei der Umsetzung: Wer die E-Rechnung richtig nutzt, spart Zeit, senkt Fehlerquoten und gewinnt an Transparenz. Doch das ist erst der Anfang.
Was ist die Digitalstrategie 2030?
Die nächsten Jahre werden geprägt sein von weiteren regulatorischen Anforderungen und technologischen Fortschritten. Bereits auf dem Tisch der EU-Kommission liegt das Projekt ViDA (VAT in the Digital Age), das unter anderem ein einheitliches Echtzeit-Meldesystem für Umsatzsteuerdaten vorsieht. Ähnliche Modelle sind in Ländern wie Italien bereits etabliert.
Parallel dazu werden folgende Entwicklungen erwartet:
Digitale Belege entlang der gesamten Lieferkette: Vom Angebot bis zur Zahlung könnte jeder Schritt strukturiert und digital abgebildet werden.
Echtzeit-Daten für Finanzprozesse: Unternehmensentscheider greifen in Zukunft nicht mehr auf Monatsberichte, sondern auf tagesaktuelle Finanzkennzahlen zu.
KI-gestützte Automatisierung: Künstliche Intelligenz wird Routinetätigkeiten übernehmen, z. B. bei der Prüfung, Zuordnung und Kategorisierung von Belegen.
Plattform-Ökonomie: Daten werden über APIs zwischen verschiedenen Systemen und Partnern in Echtzeit ausgetauscht, weshalb manuelle Schnittstellen zur Ausnahme werden.
Wer heute nur die Pflicht zur E-Rechnung erfüllt, verschenkt Potenzial. Die Umstellung sollte genutzt werden, um die gesamte Prozesslandschaft zu überdenken. Dazu gehört:
Systeme vernetzen: Schnittstellen zwischen Einkauf, Buchhaltung, Lager und Controlling schaffen eine gemeinsame Datenbasis.
Datenqualität erhöhen: Nur saubere, einheitliche Daten ermöglichen automatisierte Abläufe.
Mitarbeitende qualifizieren: Digitalisierung ist kein rein technisches Projekt – sie erfordert Wissen, Verständnis und Bereitschaft zur Veränderung.
IT-Sicherheit einplanen: Mit steigender Digitalisierung wächst auch das Risiko für Datenverluste und Angriffe, umso mehr muss Sicherheit integraler Bestandteil jeder Digitalstrategie sein.
Fazit: Die Zukunft ist digital – beginnen Sie jetzt
Die E-Rechnung ist ein verbindlicher Schritt in Richtung digitaler Verwaltung und Geschäftsprozesse. Doch sie ist bei Weitem nicht das Ende der Entwicklung. Wer frühzeitig beginnt, eine umfassende Digitalstrategie aufzubauen, verschafft sich Effizienzvorteile, minimiert Risiken und bleibt langfristig wettbewerbsfähig. Die Weichen für 2030 werden heute gestellt.
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