E-Rechnungscheckliste für Hochschulen – so gelingt die strukturierte Umstellung

Die E-Rechnung wird verpflichtend – auch für Hochschulen. Der rechtliche Fahrplan steht fest: Ab 2025 müssen strukturierte E-Rechnungen empfangen werden können, ab 2027 müssen Hochschulen mit einem Umsatz über 800.000 € selbst E-Rechnungen versenden. Spätestens ab 2028 gilt die Pflicht dann flächendeckend.
Wer bereits Leistungen für öffentliche Stellen erbringt, ist oft schon jetzt zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet – etwa im Format XRechnung oder via PEPPOL.

Doch viele Hochschulen stehen vor einer Herausforderung: Gewachsene Prozesse, Excel- und Word-Vorlagen, individuelle Abläufe in Fachabteilungen – wie lässt sich das in Einklang mit der E-Rechnungspflicht bringen?
Unsere E-Rechnungscheckliste für Hochschulen zeigt, wie der Übergang gelingen kann – rechtssicher, effizient und ohne umfangreiche Systemumstellungen.

 

Die E-Rechnungscheckliste für Hochschulen

1. Zuständigkeiten intern klären

Bevor technische Lösungen eingeführt werden, lohnt sich ein Blick in die eigenen Prozesse:

• Wer erstellt in Ihrer Hochschule Rechnungen (z. B. Drittmittelstellen, Forschungsinstitute, zentrale Verwaltung)?
• Wer ist für den Rechnungsausgang verantwortlich?
• Gibt es bereits einen PEPPOL-Zugang oder Ansprechpartner für öffentliche Rechnungsprozesse?

Tipp: Nutzen Sie diese Bestandsaufnahme, um die Umsetzung zentral oder dezentral zu organisieren.

 

2. Gesetzliche Anforderungen verstehen

• Ab 1. Januar 2025: Pflicht zur Annahme strukturierter E-Rechnungen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD).
• Ab 1. Januar 2027: Pflicht zur Ausstellung strukturierter E-Rechnungen für Hochschulen mit Jahresumsatz >800.000 €.
• Ab 1. Januar 2028: Vollständige E-Rechnungspflicht.

Wichtig: Eine Rechnung im PDF-Format allein genügt künftig nicht mehr – gefordert sind maschinenlesbare Formate auf Basis von XML.

 

3. Bestehende Abläufe prüfen

Viele Hochschulen arbeiten mit individuell erstellten Rechnungen aus Word oder Excel. Diese Formate liefern jedoch keine strukturierten Rechnungsdaten. Um rechtskonform zu bleiben, braucht es einen Zwischenschritt – ohne die gewohnten Werkzeuge aufzugeben.

 

4. Lösung finden, die sich an vorhandene Prozesse anpasst

PDFMAILER.SEND bietet einen praktikablen Ansatz: Rechnungen werden wie bisher erstellt – der Versand als strukturierte E-Rechnung erfolgt anschließend über einen Druckbefehl.

• Keine Systemumstellung notwendig
• Kein IT-Projekt oder Schulungsaufwand
• Verarbeitung per KI-gestützter Texterkennung
• Versand über ZUGFeRD, XRechnung oder PEPPOL möglich

Besonderheit: Die Lösung kann in fünf Minuten eingerichtet werden und erkennt wiederkehrende Layouts automatisch – ideal für Hochschulen mit wiederholten Rechnungsmustern.

 

5. Pilotphase starten

Statt einer direkten Umstellung im großen Stil empfiehlt sich eine gestaffelte Einführung:

• Wählen Sie eine Abteilung mit regelmäßigem Rechnungsausgang.
• Testen Sie PDFMAILER.SEND mit realen Vorlagen.
• Sammeln Sie Rückmeldungen zur Bedienbarkeit.
• Klären Sie mögliche Rückfragen zum E-Rechnungsformat mit dem gotomaxx-Support.

 

6. Rechtssicheren Versand etablieren

PDFMAILER.SEND unterstützt alle relevanten Formate und Übertragungswege:

• ZUGFeRD: PDF mit eingebettetem XML
• XRechnung: Strukturierte XML-Datei nach EN 16931 (mit Leitweg-ID)
• PEPPOL: Europäisches Standardnetzwerk für öffentliche Auftraggeber

Hinweis: Die Lösung ist „GoBD-ready“, erfüllt also auch steuerrechtliche Anforderungen.

 

7. Support und Weiterentwicklung sicherstellen

Die Einführung eines neuen Rechnungsprozesses ist kein einmaliges Projekt – gesetzliche Anforderungen entwickeln sich weiter. Daher ist es entscheidend, auf einen Anbieter zu setzen, der diese Änderungen aktiv einarbeitet.
gotomaxx begleitet Hochschulen seit Jahren bei der Digitalisierung von Geschäftspost:

• Persönliche Ansprechpartner
• Entwicklung und Support in Deutschland
• Regelmäßige Webcasts und individuelle Beratung

 

 

Fazit: In kleinen Schritten zur rechtskonformen E-Rechnung

Die Umstellung auf strukturierte E-Rechnungen ist für Hochschulen keine bloße Formalität, sondern ein Schritt in Richtung zukunftssicherer und effizienter Verwaltungsprozesse. Mit PDFMAILER.SEND stellt Ihnen gotomaxx eine Lösung zur Verfügung, die sich an Ihre gewachsenen Abläufe anpasst, höchste rechtliche Anforderungen erfüllt und durch intelligente Automatisierung spürbar entlastet.

Kurz gesagt: Sie behalten Ihre gewohnten Tools – und versenden dennoch vollständig konforme E-Rechnungen mit nur wenigen Klicks.

Damit wird der E-Rechnungsversand nicht zur Herausforderung, sondern zur Routine – einfach, effizient und sicher.

Wo fängt man bei der E-Rechnung überhaupt an?

Die Einführung der E-Rechnung wirft in vielen Unternehmen Fragen auf. Technische Anforderungen, rechtliche Rahmenbedingungen und die konkrete Umsetzung führen nicht selten zu Unsicherheiten. Dabei ist der Einstieg in das Thema E-Rechnung weniger kompliziert, als oft angenommen – vorausgesetzt, man geht strukturiert vor.

Warum jetzt handeln?

Insbesondere im B2B-Bereich wird die elektronische Rechnung zum Standard. Gesetzliche Vorgaben, etwa durch das Wachstumschancengesetz, zwingen Unternehmen dazu, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen. Doch wo beginnt man? Genau an dieser Stelle setzt die gotomaxx mit einem praxisorientierten Ansatz an.

Erfahren Sie mehr zur Digitalstrategie 2030 – warum die E-Rechnungspflicht erst der Anfang ist!

 

 

Der erste Schritt: Verständnis schaffen

Bevor technische Tools implementiert oder interne Abläufe umgestellt werden, braucht es ein grundlegendes Verständnis. Was genau ist eine E-Rechnung? Welche Formate sind zulässig? Welche Fristen und Ausnahmen gelten? Diese und viele weitere Fragen werden in den kostenfreien Webinaren von gotomaxx beantwortet – in verständlicher Sprache und mit klarem Praxisbezug.

Drei Module für einen erfolgreichen Einstieg

Die Webinare gliedern sich in drei Module:

1. Theorie: Einführung in rechtliche Grundlagen, Definitionen und Rahmenbedingungen.

2. Praxis – Senden: Live-Demonstration der Erstellung und des Versands von E-Rechnungen mit gotomaxx-Lösungen.

3. Praxis – Empfangen: So lassen sich E-Rechnungen mit digitalen Tools effizient empfangen und verarbeiten.

Ziel ist es, Unternehmen Schritt für Schritt an das Thema heranzuführen – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße.

Melden Sie sich zu den kostenlosen Webinaren von gotomaxx an!

 

 

Mehr als nur E-Rechnung: Prozessoptimierung als Nebeneffekt

Ein entscheidender Mehrwert: Durch die Einführung digitaler Rechnungsprozesse werden gleichzeitig interne Abläufe effizienter gestaltet. Ein Beispiel aus der Praxis zeigt, wie durch den einmaligen Einsatz sogenannter PDFMAILER.APP-Steuerzeichen täglich bis zu eine Stunde Zeit eingespart werden kann – ein spürbarer Effekt auf Woche, Monat und Jahr gerechnet.

Für wen ist das relevant?

Die Webinare sind bewusst breit angelegt und richten sich an alle Abteilungen, die mit Rechnungsverarbeitung zu tun haben: Geschäftsführung, IT, Verwaltung, Buchhaltung. Der Zugang ist kostenfrei und unverbindlich – eine Einladung, sich ohne Risiko mit dem Thema E-Rechnung vertraut zu machen.

Technische Umsetzung mit starker Unterstützung

Neben dem persönlichen Support über deutsche Festnetznummern, E-Mail und Chat stellt gotomaxx umfangreiche Ressourcen bereit: Dokumentationen, Whitepaper, Beispielformulare und ein starkes Partnernetzwerk sorgen für eine sichere und effiziente Implementierung.

 

 

Fazit: Der Einstieg muss nicht kompliziert sein

Die E-Rechnung ist keine Herausforderung, die Unternehmen allein bewältigen müssen. Mit dem richtigen Partner und einem fundierten Schulungskonzept lässt sich der Einstieg nicht nur strukturieren, sondern auch für die gesamte Prozesslandschaft sinnvoll nutzen.
Sie möchten Ihre Prozesse modernisieren und zugleich gesetzeskonform handeln? Dann lohnt sich der Blick in die kostenfreien Webinare der gotomaxx – ein praxisnaher Einstieg in das Thema E-Rechnung und darüber hinaus.

 

Die E-Rechnung wird für Unternehmen zunehmend zur Pflicht – und die Anforderungen ändern sich stetig. Kürzlich hat die Bundesregierung einen neuen Gesetzesentwurf zur E-Rechnung vorgelegt, der wichtige Klarstellungen und erweiterte Pflichten mit sich bringt. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Neuerungen auf Sie zukommen und wie Sie Ihr Unternehmen optimal darauf vorbereiten können.

Die endgültige Veröffentlichung soll zum dritte Quartal 2025 hin geschehen.

 

Die wichtigsten Änderungen zusammengefasst:

Wir haben das Wichtigste bereits für Sie zusammengefasst. Den kompletten Gesetzesentwurf finden Sie direkt auf der Seite des Bundesfinanzministeriums.

1. Verpflichtung zum Empfang von E-Rechnungen

• Alle inländischen Unternehmer – auch Kleinunternehmer (§ 19 UStG) – müssen technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
• Ein spezielles E-Mail-Postfach ist nicht erforderlich.
• Verweigert der Empfänger den Empfang, besteht kein Anspruch auf eine alternative Papierrechnung. Die Pflicht des Ausstellers gilt als erfüllt, wenn der Versand nachweisbar (z. B. Sendeprotokoll) erfolgte.

 

2. Zulässige Übermittlungswege

E-Rechnungen können über folgende Wege übermittelt werden:

• Per E-Mail
• Download über ein Kundenportal
• EDI (gemäß EN 16931)
• Elektronische Schnittstelle
• Gemeinsamer Speicherort (z. B. im Konzernverbund)

Welcher Weg gewählt wird, „ist zivilrechtlich zwischen den Geschäftspartnern zu klären“.

 

3. Zulässige Formate

• E-Rechnungen müssen strukturierte elektronische Formate verwenden, welche die maschinelle Weiterverarbeitung erlauben.
• Formate gemäß EN 16931 (europäische Norm) sind immer zulässig, z. B.:
  • XRechnung
  • ZUGFeRD (ab Version 2.0.1.)
  • EDI-Formate (wenn EU Norm Bedingungen erfüllt sind)

Die Wahl des konkreten Formats ist ebenfalls zwischen den Vertragspartnern zu regeln.

 

4. Besonderheiten bei Dauerschuldverhältnissen

• Bei z. B. Miet- oder Leasingverträgen genügt eine einmalige E-Rechnung für den ersten Leistungszeitraum.
• Es reicht, wenn der Vertrag als Anhang beigefügt ist oder klar aus der E-Rechnung hervorgeht.
• Eine einmalige Vertrags- oder Objektnummer genügt als Rechnungsnummer – eine fortlaufende Nummerierung ist nicht erforderlich.

 

5. Aufbewahrung und Archivierung

• Alle E-Rechnungen (ein- und ausgehend) müssen 8 Jahre aufbewahrt werden.
• Der strukturierte Teil der E-Rechnung muss unverändert und lesbar archiviert sein.
• Keine Pflicht zur GoBD-konformen Speicherung, sofern die Unversehrtheit und Lesbarkeit gewährleistet bleibt.

Wie Sie Ihr Unternehmen frühzeitig vorbereiten können:

• Definieren Sie Unternehmenseigene Normen:
  •  Kommunikationswege schriftlich festlegen (z. B. E-Mail, EDI).
  • Passendes E-Rechnung Format abstimmen (z.B. XRechnung für öffentliche Auftraggeber, ZUGFeRD für KMU).
  • Versand protokollieren (z. B. E-Mail-Archivierung), um Nachweisbarkeit zu gewährleisten.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Systeme in der Lage sind, strukturierte E-Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 gemäß der Norm EN 16931 zu empfangen und zu verarbeiten.
• Alle ein- und ausgehenden E-Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden. Der strukturierte, maschinenlesbare Teil (z. B. XML) muss im Originalzustand und lesbar aufbewahrt werden.
• Prüfen Sie bestehende Dauerverträge auf die Anforderungen an einmalige Rechnungen und passen Sie Ihre Rechnungsprozesse an, indem Sie eindeutige Vertrags- oder Objektnummern ergänzen.
• Pilotphase einplanen: Testen Sie neue Formate und Übertragungswege frühzeitig mit ausgewählten Partnern, um reibungslose Abläufe zu gewährleisten.