Vom Druckertreiber zum
kaufmännischen All-Round-Talent

Warum sollten Sie auf diesen universell einsetzbaren Mitarbeiter verzichten?

Gleichgültig in welcher Branche Sie tätig sind, eines tun Sie auf jeden Fall: Sie versenden Post!
PDFMAILER spart Ihnen bei dieser
täglichen Routinearbeit
Zeit, Geld & Nerven.
Gemeinsam mit dem All-Round-Talenten PDFMAILER.APP & PDFMAILER.CLOUD…
  • steuern & verarbeiten Sie Ihre gesamten ausgehenden Dokumente,
  • stimmen Ihre Aussendungen ab auf den jeweiligen Empfänger,
  • automatisieren Sie in kurzer Zeit Ihren kompletten Versand aus der ERP
  • versenden Sie über elektronische Kanäle, den klassischen Postweg & Paketdienste,
  • erfüllen Sie gesetzliche Vorgaben und Anforderungen Ihrer Kunden und Lieferanten,
  • machen Sie Ausgabeprozesse sicherer und vermeiden Fehler.

Für welche Dokumente ist PDFMAILER geeignet?

Unternehmensweit werden täglich verschiedenen Dokumente erzeugt, versendet und verarbeitet: Kaufmännische Belege wie Angebote, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen werden in kaufmännischen Softwarelösungen erzeugt. Unterlagen aus dem Vertragswesen, Mahnwesen oder Personalwesen werden erstellt und unterschiedlichen Zielgruppe zugestellt.

Belegen werden AGBs, Werbeaktions-Flyer passend zum berechneten Produkt oder auch Anschreiben hinzugefügt.

Sowohl physikalisch per Post als auch digital per Mail oder Downloadlink finden sich in allen Unternehmen „Dokumente“.

Verarbeiten auch Sie Ihre Dokumente – Ihre Geschäftspost automatisiert per Klick.

Wie verarbeitet PDFMAILER die Dokumente?

Dokumente können auf unterschiedliche Weise an den PDFMAILER übergeben werden. Kompatibel mit Windows und dem Web-Browser ist der PDFMAILER aus jeder druckfähigen Business-Anwendung heraus als Druckertreiber verfügbar. Erstellen Sie per Druckbefehl Ihre digitale Geschäftspost.

Woher weiß PDFMAILER, auf welchen Versandweg das Dokument gehen soll?

An den PDFMAILER übergebene Dokumente werden passgenau für den jeweiligen Empfänger verarbeitet und produziert.

Um eine Sendung automatisch auf einen gewünschten Versandweg zu schicken, werden eindeutige Kennzeichen auf dem zu versendenden Dokument hinterlegt.

Die Steuerung erfolgt z.B. über die Adressnummer, Leitweg-ID, E-Mail-Adresse, etc. Optional können übertragene Steuerzeichen und Mappingcodes beim Druck oder in der Verarbeitung interpretiert werden.

PDFMAILER Referenz

Elektronische oder postalische Zustellung – Muss ich mich entscheiden oder geht im PDFMAILER auch beides?

Alle Zustellungsarten lassen sich auch kombinieren (z.B. ein Dokument wird per Post verschickt und gleichzeitig in ein Portal hochgeladen). Jeden Empfänger erreichen Sie auf dem gewünschtem Versandweg.
Ein Klick genügt!

Übernimmt PDFMAILER mein Firmen-CI?

Empfänger erhalten Geschäftspost, die professionell aussieht – mit all Ihren Logos, im Look Ihres Unternehmens, auf Wunsch in Farbe. Perfekt angepasst von der ersten bis zur letzten Belegseite.

Kann PDFMAILER auch mehrere Abläufe hintereinander verarbeiten?

Automatisierte Batch- oder Massen-Rechnungsläufe, vordefinierte Workflowabläufe oder individuelle Prozesse, um Ihre Versandabläufe zu automatisieren, können Sie problemlos mit dem PDFMAILER umsetzen.

Welche Projektzeit benötige ich, um PDFMAILER zu nutzen und meine erste XRechnung zu schreiben?

Bei gotomaxx sprechen wir nicht von Projektzeiten, sondern von Minuten. Registrieren Sie sich für die kostenfreie Trialversion, Installieren Sie die PDFMAILER.APP und nach 5 Minuten sind Sie startklar.

Den gesamten Prozess bis zur XRechnung entnehmen Sie unserem Whitepaper

PDFMAILER Referenz

Kann PDFMAILER auch Cloud?

Nicht nur für Ihre Kunden bietet der PDFMAILER exklusive Services. Auch für Ihre Mitarbeiter können Sie Mehrwerte schaffen, ohne dabei viel investieren zu müssen.

Mit PDFMAILER.CLOUD besser zusammenarbeiten

Verträge, Dokumente und elektronische Lohnabrechnungen können über die PDFMAILER.CLOUD geschützt bereitgestellt werden. Die Verwaltung von personenbezogenen Mitarbeiter-Dokumenten an zentraler Stelle ist übersichtlich und für beide Seiten bequem.

Weitere Fragestellungen rund um PDFMAILER

Was heißt ZUGFeRD
Die deutschen Unternehmen haben bereits seit Langem die wirtschaftliche Bedeutung eines standardisierten Datenaustausches erkannt und dafür das „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ gebildet. Ob die dafür benutze Abkürzung „FeRD“ nun besonders glücklich ist, kann jeder für sich selbst entscheiden.
Das Forum legte Regeln für den Datenaustausch in einem „Zentralen User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ fest. So entstand das ZUGFeRD-Format als branchenübergreifende Datenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch.
Wann muss ich XRechnungen versenden?
Eine XRechnung ist zunächst erst einmal eine spezielle Form der elektronischen Rechnung. Gemäß der deutschen Verordnung ist die XRechnung der Übermittlungs-Standard für elektronische Rechnungsdaten. Hier ist exakt vorgegeben, welche Daten ein entsprechender Datensatz enthalten muss und in welcher Struktur dieser Datensatz aufgebaut sein muss.
Damit wird sichergestellt, dass jeder Empfänger die erhaltenen Daten auch einlesen kann.
Eine XRechnung versenden Sie demnach stets als maschinenlesbare XML-Datei, die Ihre Lieferanten direkt in die Fibu einlesen können. Diese Digitalisierung nehmen immer mehr Firmen vor und werden sicherlich auch Sie informieren, wenn Ihre Rechnungen im entsprechenden Format zugesendet werden sollen.
Was ist eine E-Rechnung ?
Grundsätzlich ist jede Rechnung, die elektronisch versandt wird, eine E-Rechnung, also eine papierlose Rechnung. Das können Rechnungs-Datensätze oder auch Bilddateien sein. Meist erhalten Sie diese Dokumente als E-Mail oder Download aus einem Portal.