Elektronische Rechnung: Startklar in wenigen Minuten

ZUGFeRD und XRechnung einfach
versenden & empfangen!

Was genau verbirgt sich eigentlich hinter dem Begriff ‚Elektronische Rechnung‘ oder ‚E-Rechnung‘?

Eine E-Rechnung ist viel mehr als nur eine digitale Rechnung. Es handelt sich um eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird, um eine effiziente elektronische Verarbeitung zu ermöglichen.

Um den europäischen Normen zu entsprechen, ist es ratsam, spezifische Formate wie ZUGFeRD und XRechnung zu verwenden. Diese Formate sind standardisierte elektronische Formate, die strukturierte Daten direkt in die Rechnung integrieren können.

eRechnung versenden
Abb. PDFMAILER – Die gotomaxx E-Rechnung Software für ZUGFeRD & XRechnungen

Das Ergebnis? Rechnungen, die automatisch verarbeitet werden können, was sowohl beim Rechnungsversender als auch beim Rechnungsempfänger Zeit spart und Fehler reduziert.

Details zum Thema und zur E-Rechnung Software von gotomaxx finden Sie in unserem Whitepaper.

Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland ab 2025 ist es entscheidend, dass Ihr Unternehmen sich jetzt auf die digitale Transformation vorbereitet. Bei gotomaxx verstehen wir die Herausforderungen, vor denen  Sie als Unternehmer stehen, und bieten maßgeschneiderte Lösungen für Ihre Bedürfnisse.

ZUGFeRD oder XRechnung jetzt ohne Projekt einführen

PDFMAILER ist die am einfachsten integrierbare E-Rechnung Software für automatisierte ZUGFeRD oder XRechnung Belege inkl. XML direkt aus Ihrer ERP und PDFMAILER.ARCHIV die Lösung für den Rechnungseingang in Ihre ERP – ganz ohne Projekt.

  • Via Druckertreiber versenden Sie schnell und einfach
  • schon nach kurzer Zeit E-Rechnungen erstellen
  • ohne aufwendiges Projekt mit der Elektronischen Rechnung starten
  • elektronische Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD oder XRechnung.
  • Vorbereitete Datenmappings sind für die ERP-Lösungen von SAP, Microsoft Navision, Microsoft Dynamics Business Central. SoftENGINE ERP-SUITE und andere verfügbar.
  • Erprobt & getestet: SAGE, Mention, AP Plus und viele mehr.
  • Über die innovative Archiv-Funktionalität organisieren Sie den Rechnungseingang gemäß der Vorgaben des Wachstumschancengesetzes.

Whitepaper anfordern

E-Rechnungen, wie ZUGFeRD XML oder XRechnung, einfach erstellen, versenden, empfangen & verarbeiten.

inkl. aktueller Hintergrundinformationen zur aktuellen Lage zum Erstellen, Versenden & Empfangen von elektronischen Rechnungen

Elektronische Rechnungen versenden

E-Rechnungen empfangen und verarbeiten

„Warum benötigen wir PDFMAILER um per Klick Belege in verschiedenen eRechnungsformaten einfach zu versenden?“

Das deutsche Bundesfinanzministerium (BMF) hat eine bedeutende Veränderung in der Unternehmenswelt angekündigt: das Wachstumschancengesetz & die Einführung der E-Rechnung ab 2025 bzw. der E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Transaktionen ab dem wahrscheinlichen Datum des 1. Januar 2025. Diese Maßnahme ist Teil eines größeren Plans, der darauf abzielt, die Effizienz der Buchhaltungsprozesse zu verbessern und die Wirtschaft weiter zu digitalisieren. Auch verfolgt die Bundesregierung damit das Ziel einer effizienteren Rechnungsabwicklung und der Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug (Gesetzesbegründung, S. 239).

Wichtig: Der Regierungsentwurf der Ampel sieht zwar für die Pflicht zum Ausstellen einer elektronischen Rechnung eine mehrjährige Übergangsregelung bis 2028 vor, vorsorglich weist das BMF aber darauf hin, dass nach aktuellem Zeitplan alle Unternehmer ab dem 01.01.2025 verpflichtet sein werden, elektronische Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten zu können.
(Quelle: ZUGFERD Community)

Ab dem 1. Januar 2025 sollen alle steuerpflichtigen inländischen B2B-Umsätze in Deutschland über elektronische Rechnungen abgewickelt werden. Unternehmen jeglicher Größe und Branche sind verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen, und sie sind auch dazu angehalten, diese selbst zu versenden. Zwar gibt es einige Übergangsregelungen: Bis zum 31. Dezember 2025 dürfen Unternehmen immer noch Papierrechnungen verschicken, aber danach müssen alle Transaktionen elektronisch abgewickelt werden.

Es ist wichtig zu beachten, dass nicht alle Transaktionen der E-Rechnungspflicht unterliegen. Steuerfreie Lieferungen und Leistungen sowie Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sind von dieser Regelung ausgenommen. Ebenso dürfen bis Ende 2027 Fahrausweise weiterhin in Papierform ausgestellt werden.

Die Einführung der E-Rechnungspflicht bedeutet, dass Unternehmen ihre bestehenden Prozesse überdenken und sich auf die digitale Zukunft vorbereiten müssen. Es ist unerlässlich, bereits jetzt Maßnahmen zu ergreifen, um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten. Die Digitalisierung von Rechnungsprozessen ist ein komplexer Vorgang, der Zeit und spezifisches Know-how erfordert. Unternehmen sollten nicht bis zur letzten Minute warten, um sich auf diese Veränderung vorzubereiten.

Maßnahmenplan zur E-Rechnung ZUGFeRD Beratung

Fazit

Die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland ist ein weiterer Schritt in Richtung einer moderneren und effizienteren Wirtschaft. Unternehmen sollten sich dieser Veränderung bewusst sein und jetzt handeln, um ihre Prozesse anzupassen.

Diejenigen, die frühzeitig auf die Digitalisierung setzen, werden nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch von effizienteren und kostensparenden Abläufen profitieren. Es ist an der Zeit, die Zukunft des Rechnungswesens anzunehmen und die Vorteile der E-Rechnung zu nutzen.

Bereiten Sie sich jetzt vor!

Jetzt ist der perfekte Zeitpunkt, um sich auf die Zukunft des Rechnungswesens vorzubereiten. Nutzen Sie unsere kostenlose Testphase, um die Vorteile der gotomaxx E-Rechnung Software zu erleben. Registrieren Sie sich noch heute und entdecken Sie, wie einfach die Umstellung auf die E-Rechnung, ZUGFeRD oder XRechnung sein kann!

ZUGFeRD oder XRechnung? Machen Sie es wie wir…!

Registrieren auch Sie sich noch heute kostenfrei & testen Sie Ihren Rechnungsversand mit PDFMAILER und Rechnungseingang mit dem PDFMAILER.Archiv.

Erleben Sie die Gotomaxx- E-Rechnungslösungen in unserer kostenlosen Testphase. Registrieren Sie sich, und tauchen Sie ein in eine Welt, in der die Umstellung auf die E-Rechnung so einfach ist, wie nie zuvor.

Prozesse im Rechnungsausgang und Rechnungseingang können durch XRechnungsbelege oder ZUGFeRD E-Rechnungen vereinfacht werden, wenn Softwarelösungen und Dienstleister die Arbeit übernehmen.

Sie haben weitere Fragen. Gern beantworten wir diese nachfolgend, im Chat oder per Rückruf

Rechnungseingang über PDFMAILER.ARCHIV
ZUGFeRD oder XRechnung entgegennehmen

Ihre Lieferanten übermitteln elektronische Rechnungen, die Sie als Empfänger sowohl archivieren müssen als auch direkt in Ihrer ERP verbuchen möchten. Unsere Empfehlung hierfür ist das PDMAILER-Archiv. 

Der Eingang und die Archivierung von XRechnungen und ZUGFeRD Belegen ist schnell & einfach möglich!

*Nur möglich, wenn das ERP-System das Archiv über die API integriert hat

FAQ eRechnungsformate: ZUGFeRD oder XRechnung oder E-Rechnung?

Im Zusammenhang mit der EU- sowie der deutschen Verordnung wird über XRechnungen, E-Rechnung und ZUGFeRD diskutiert, obwohl diese Begriffe für viele Unternehmer oftmals nicht exakt klar sind. Wir bringen Licht ins Dunkel:

E-Rechnung
Der Begriff „E-Rechnung“ steht allgemein für elektronische Rechnungen, unabhängig vom spezifischen Format. Im Kontext der EU- und deutschen Verordnungen bezieht sich die E-Rechnung auf die generelle Umstellung von papierbasierten auf elektronische Rechnungen. Diese Umstellung wird durch Normen wie die XRechnung und ZUGFeRD unterstützt, um einen einheitlichen und effizienten Austausch von Rechnungsdaten zu gewährleisten.

 

XRechnung
Die XRechnung ist ein standardisiertes XML-Format für den elektronischen Austausch von Rechnungsdaten. Sie wurde im Rahmen der EU-Richtlinie 2014/55/EU eingeführt, um die einheitliche elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen zu fördern. Die Bundesregierung plant ab dem voraussichtlichen Datum des 1. Januar 2025 die Einführung der E-Rechnung bzw. E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Transaktionen, als Teil eines umfassenderen Plans zur Steigerung der Effizienz in Buchhaltungsprozessen und zur weiteren Digitalisierung der Wirtschaft. Die XRechnung ermöglicht eine strukturierte und maschinenlesbare Darstellung von Rechnungsinhalten.

Gemäß der deutschen Verordnung ist die XRechnung der Übermittlungsstandard für elektronische Rechnungsdaten. Dieser Standard legt präzise fest, welche Daten ein entsprechender Datensatz enthalten muss und in welcher Struktur dieser Datensatz aufgebaut sein muss. Dadurch wird sichergestellt, dass jedes Empfängersystem die erhaltenen Daten problemlos einlesen kann. Diese klaren Vorgaben tragen dazu bei, die Konsistenz und Interoperabilität in der elektronischen Rechnungsstellung zu gewährleisten.

ZUGFeRD
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Format für elektronische Rechnungen, das die Integration von strukturierten Rechnungsdaten in einem PDF-Dokument ermöglicht. Es kombiniert die Vorteile eines maschinenlesbaren Datenformats (XML) mit der visuellen Darstellung einer Rechnung im PDF-Format. ZUGFeRD zielt darauf ab, die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen zu erleichtern, indem es sowohl für menschliche Leser als auch für Computersysteme verständlich ist.

gotomaxx bietet Ihnen ZUGFeRD 2.0 & 2.1

In dieser ZUGFeRD-Version wird parallel ein XRechnungs-Profil bereitgestellt.
Das neue Profil erfüllt die spezifischen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland. Nicht nur die Vorgaben der europäischen Norm EN16931 werden erfüllt, sondern darüber hinaus auch die nationalen Geschäftsregeln und verwaltungsspezifischen Bestimmungen des Standards XRechnung.

Seit Ende 2020 nehmen bereits Länder, Kommunen und auch der Bund laut E-RechV Rechnungen unter gewissen Bedingungen nur noch digital als XRechnung oder Rechnungen im ZUGFeRD Format entgegen.

Lieferanten und Dienstleister von öffentlichen Auftraggebern des Bundes sind seit dem 27.11.2020 verpflichtet, ihre Rechnungen unter Berücksichtigung der Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO) des Bundes elektronisch einzureichen. Ausnahmen gelten für Direktaufträge mit einem Netto Auftragswert bis 1.000€ oder Aufträge, die der Geheimhaltung unterliegen (verteidigungs- und sicherheitsspezifische Aufträge)

2023: Nun hat das deutsche Bundesfinanzministerium (BMF) hat eine bedeutende Veränderung in der Unternehmenswelt angekündigt: das Wachstumschancengesetz & die Einführung der E-Rechnung ab 2025 bzw. der E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Transaktionen ab dem wahrscheinlichen Datum des 1. Januar 2025. Diese Maßnahme ist Teil eines größeren Plans, der darauf abzielt, die Effizienz der Buchhaltungsprozesse zu verbessern und die Wirtschaft weiter zu digitalisieren. Auch verfolgt die Bundesregierung damit das Ziel einer effizienteren Rechnungsabwicklung und der Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug (Gesetzesbegründung, S. 239). Lesen Sie mehr

PDFMAILER ist ein Druckertreiber, der automatisisert oder manuell Dateien als Anlage an eine XRechnung anhängen bzw. in die XRechnungs XML einbetten kann. Es werden folgende Typen von Anlagen unterstützt: PDF, TXT, CSV, PNG, JPG, XLS, XSLX

Anlagen können entweder automatisch per Steuerzeichen übergeben oder bei der manuellen Erfassung der Belegdaten auch per Hand ausgewählt werden.

Um eine Anlage manuell zu einem Dokument zu erfassen, füllen Sie einmalig alle notwendige Felder im Vorschau-Menü „eRechnung“ aus.

Sind alle belegrelevanten Daten und Anlagen erfasst können Sie das Dokument speichern oder versenden.

Im PDFMAILER Vorschau-Menü stellen Sie ein, welche Daten der XRechnungs-Datensatz enthalten muss. Die Struktur dieser Datensatz erstellt PDFMAILER automatisch gemäß gewähltem eRechnungsprofil. So wird sichergestellt, dass das Empfängersystem die erhaltenen Daten auch einlesen kann.

eRechnungs-Profile im PDFMAILER wählen

Prüfen Sie Ihre eRechnungen kostenfrei mit Hilfe des gotomaxx eRechnungsvalidators auf Konformität gemäß eInvoicing-EN 16931.

Die E-Rechnungspflicht bedeutet eine grundlegende Veränderung in der Rechnungsabwicklung für Unternehmen, muss aber kein Hexenwerk in der Umsetzung sein. Mit innovativen Softwarelösungen wie dem Druckertreiber „PDFMAILER E-Rechnung Software“ können Sie Ihre Prozesse im Rechnungsausgang schnell und unkompliziert optimieren, einfach indem Sie Drucken.

Der Vorteil für Sie als Unternehmer & Unternehmerin: Sie können XRechnungen oder ZUGFeRD-Belege direkt aus Ihrem ERP-System generieren und sie ganz einfach per Druck im gewünschten Format an den Empfänger senden.

Auch der Rechnungseingang kann mühelos bewältigt werden. Elektronische Archiv-Lösungen und Rechnungseingangsverwaltungen unterstützen Sie dabei, eingehende XRechnungen oder ZUGFeRD-Belege zu empfangen, zu verarbeiten, zu archivieren und für die Verbuchung in Ihrem ERP- oder FiBu-System bereitzustellen.

Erleben Sie die gotomaxx E-Rechnung Software in unserer kostenlosen Testphase. Registrieren Sie sich, und tauchen Sie ein in eine Welt, in der die Umstellung auf die E-Rechnung so einfach ist, wie nie zuvor.

gotomaxx – Die Zukunft Ihrer E-Rechnung beginnt hier.