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Die 15 Minuten Challange: Wie erstelle ich eine XRechnung

Ihr Kunde zahlt nur noch ZUGFeRD oder XRechnungen? Sie können diese Belege nach nur 15 min Aufwand erstellen!

„Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir ab dem genannten Datum keine Zahlungen für Papierrechnungen mehr vornehmen.“

Wie erstelle ich eine solche XRechnung?
Neben vielen Großunternehmen, setzen auch Länder, Kommunen und der Bund aufgrund der E-RechV unter gewissen Bedingungen nur noch auf digitale Rechnungen als XRechnung oder im ZUGFeRD Format.

Mit dem XRechnung-Standard führt Deutschland somit die europäische Norm EN-16931 aus und setzt die Richtlinien des EU-Parlaments um. Lieferanten und Dienstleister von öffentlichen Auftraggebern des Bundes sind seit 2020 verpflichtet, ihre Rechnungen unter Berücksichtigung der Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO) des Bundes elektronisch einzureichen.

Auch Großunternehmen setzen schon seit geraumer Zeit auf den digitalen Rechnungseingang im XRechnungs- und ZUGFeRD Format, denn fest steht: Prozesse können durch XRechnung oder ZUGFeRD-Belege vereinfacht werden, wenn Softwarelösungen und Dienstleister die Arbeit übernehmen.

 

Wie erstelle ich eine XRechnung ?

Zunehmend mehr Unternehmen erkennen die Chance, durch einen elektronischen Rechnungsaustausch Geld und Ressourcen zu sparen.

Zeigen Sie jetzt Ihren Kunden, dass Sie nicht nur bei Ihren Produkten und Leistungen innovativ sind, sondern auch bei der rationellen Gestaltung notwendiger Verwaltungsarbeiten optimale Lösungen anbieten.

Genau hier setzt der PDFMAILER von gotomaxx an

Seit mehr als 20 Jahren hat sich das Pfälzer Unternehmen zum Ziel gesetzt, Abläufe zu optimieren und Datenaustausch unabhängig von der eingesetzten Verwaltungssoftware zu ermöglichen.

  • Der PDFMAILER nutzt dabei die Druckfunktion Ihrer Software und erstellt neben einer PDF-Datei auch alle für die zu verwendende eRechnung notwendigen Datensätze, bis hin zum XML-Datensatz im ZUGFeRD-Format.
  • Sie müssen dem PDFMAILER nur noch zeigen, welche notwendigen Daten er verarbeiten soll. Dabei macht sich die gotomaxx-Programmlogik zunutze, dass Rechnungen immer die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten müssen, ansonsten wären sie nicht steuerlich anwendbar.
  • Da die Rechnungsformulare eines Unternehmens in der Regel auch immer gleich aufgebaut sind, müssen Sie also dem PDFMAILER die Stellen „zeigen“, wo die Informationen gedruckt werden – mehr nicht.
  • PDFMAILER kann Dateien als Anlage an eine XRechnung anhängen bzw. in die XRechnungs XML einbetten. Es werden folgende Typen von Anlagen unterstützt: PDF, TXT, CSV, PNG, JPG, XLS, XSLX
  • Anlagen können entweder automatisch per Steuerzeichen übergeben oder bei der manuellen Erfassung der Belegdaten auch per Hand ausgewählt werden.

Wie erstelle ich eine XRechnung

START: PDFMAILER7 Trial registrieren

nach 5 min: PDFMAILER ist Startklar

  1. Drucken Sie einen entsprechenden Beleg auf dem gotomaxx PDFMAILER Druckertreiber aus.
  2. Gehen Sie in Vorschau links im Menü auf “PDF Verarbeiten” und senden Sie eine Testmail ohne XRechnungsdaten.

 

 

Nach spätestens 10 min: Die erste Mail geht raus

Auch ohne jegliche Softwareänderungen können Sie manuell & kostenlos eine ZUGFeRD- oder XRechnung erzeugen und versenden.

  1. Drucken Sie Ihre Rechnung
  2. Gehen Sie in Vorschau links im Menü auf “eRechnung”.
  3. Wählen Sie das gewünschte eRechnungsformat
  4. Wählen Sie oben über die Einstellungen den Punkt “erweiterte Ansicht”. Sie können nun links alle unterstützen Belegdatenfelder sehen.
  5. Klappen Sie den letzten Abschnitt “Anlagen” auf.
  6. Erstellen Sie eine neue Anlagen über “Neu”.
  7. Geben Sie im Punkt “Beschreibung” an, um was es sich bei der Anlage handelt.
  8. Wählen Sie im Punkt “Datei” die gewünschte Anlage aus.
  9. Es wird automatisch der Dateiname als ID für die Anlage verwenden. Bei Bedarf können Sie Diese ändern.

 

nach 15 min: XRechnung speichern oder versenden

Viele Funktionen des PDFMAILERs sind direkt ohne Eingriff in die vorhandene  Software möglich. Für eine Automatisierung benötigt der PDFMAILER ein paar geringe Anpassungen. Diese sind lediglich im Bereich der Ausdrucke nötig. Dort müssen Daten, die ohnehin auf einer Rechnung gedruckt werden, noch ein weiteres Mal in Verbindung mit Steuerzeichen (@@-Zeichen) gedruckt werden. Sie müssen also lediglich die Ausdrucke Ihrer Rechnungen anpassen und haben den maximalen Komfort: ZUGFeRD oder XRechnung mit einem Klick!

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