Single Blog Title

Story: „Dank gotomaxx PDFMAILER haben wir viel Zeit und Kosten reduziert. Und wir haben wieder Raum, um den Fokus verstärkt auf den Kunden zu legen!“

Wettbewerbsvorteil durch automatisierten Postversand

„Raiffeisen“ steht für eine lange Tradition: vor über 170 Jahren legte der Sozialreformer Friedrich Wilhelm Raiffeisen den Grundstein für die heute rund 330.000 Raiffeisen-Unternehmen, die sich auf Finanz-Dienstleistungen sowie den Ein- und Verkauf im landwirtschaftlichen Bereich fokussiert haben. Raiffeisens Ursprungsgedanke war das Wohl für alle – nicht der Profit weniger.

 

Die Raiffeisen Mannheim eG, 1902 gegründet, ist heute größter Raiffeisen Haus- und Gartenmarkt in Baden. Die Geschäftsführer Frank Offenloch und Jörg Hermes setzen auf Qualität und auf ein gut sortiertes Sortiment, dass neben Pflanzen und Gartengeräten auch Grills und Heimtierbedarf umfasst. Das individuell geschulte Team aus 40 Mitarbeitern gewährleistet dabei Service auf höchstem Niveau.

 

Zeit sparen und Kosten senken

Lange erledigte das Unternehmen die Tagespost händisch. Die Rechnungen beispielsweise wurden ausgedruckt, per Kuvertiermaschine eingetütet und schließlich mit der Frankiermaschine freigemacht. Besonders aufwändig war dieses Verfahren bei mehrseitigen Dokumenten oder wenn es einen Beileger gab – dann wurde von Hand kuvertiert. Die Briefe mussten regelmäßig zur Post gebracht werden. Ein sehr zeitaufwendiges und kostenintensives Unterfangen. „Vor allem weil die benötigten Maschinen regelmäßig neu angeschafft werden mussten und zudem hohe Wartungs- und Reparaturkosten verursachten“, erinnert sich Jörg Hermes.

Die elektronische Korrespondenz hingegen wickelte Raiffeisen Mannheim schon länger über den PDFMAILER von gotomaxx ab. „Als ich von dem neuen Briefportal gehört habe, stand für mich sofort fest: das brauchen wir“, so Hermes. Die Umsetzung erfolgte prompt – heute läuft der Briefversand hauptsächlich über gotomaxx: von ca. 1.200 Briefen pro Monat werden 98 Prozent elektronisch versendet. „Wir konnten den klassischen Postversand auf absolutes Minimum reduzieren. Die letzten zwei Prozent betreffen die Post, die im Original versendet werden muss wie Vertragsentwürfe oder Prospektbeilagen“, erklärt der Vorstand der Raiffeisen Mannheim eG.

 

Weniger Post-Aufwand – mehr Zeit für den Kunden

Das Briefportal ist für alle Mitarbeiter einfach zu bedienen: „Das Programm läuft selbsterklärend und jeder Schritt wird dokumentiert“, so Hermes. Die Einbindung in die bestehende BüroWARE ERP war ein Kinderspiel, so dass die gesamte Bandbreite an Vorteilen durch die Automatisierung des Versandes genutzt werden kann: „Briefdruck- und Versand laufen automatisch im Hintergrund. Dadurch können wir mehr Aufmerksamkeit unseren Kunden schenken“, erklärt Hermes zufrieden. „Das ist in unserem Geschäft natürlich Gold wert!“

Auch der Sicherheitsfaktor ist ein wichtiges Argument: „Dank Portalcloud und sicherem Versand wissen wir, dass unsere Post garantiert ankommt. Aber neben all den Zeit- und Kostenfaktoren steht das Arbeiten mit dem PDFMAILER für eine moderne Umsetzung der Postabwicklung“, findet Hermes. „Und das wiederum entspricht unserer Firmenphilosophie. Denn als Traditionsunternehmen halten wir an bewährten Wertvorstellungen fest, gehen aber gleichzeitig neue, innovative und zukunftsorientierte Wege“.

 

Die Zahlen sprechen für sich: Rund 40 Prozent der Verwaltungskosten wurden gesenkt, während die Produktivität um 60 Prozent gesteigert werden konnte. Was will man mehr?

Automatisieren auch Sie Ihren Postversand mit dem PDFMAILER 7 und nehmen auch Sie sich mehr Zeit für Ihre Kunden!

Jetzt Postversand automatisieren