Korrekte XRechnungen erhalten:

Wie Kommunen Ihren Lieferanten dabei helfen

 

Bund, Länder, Kommunen – jeder erwartet unter bestimmten Bedingungen und zu unterschiedlichen Zeitpunkten Belege gemäß EU Norm EN 16931. Erfahren Sie jetzt, wie Sie Ihre Lieferanten dabei unterstützen, Ihnen unkompliziert & zeitnah korrekte XRechnungen zu senden. 

Seit diesem Jahr ist es nun soweit. Länder, Kommunen und auch der Bund nehmen laut E-RechV Rechnungen unter gewissen Bedingungen nur noch digital als XRechnung oder Rechnungen im ZUGFeRD Format entgegen.

Mit dem XRechnung-Standard führt Deutschland somit die europäische Norm EN-16931 aus und setzt die Richtlinien des EU-Parlaments um. Lieferanten und Dienstleister von öffentlichen Auftraggebern des Bundes sind seit dem 27.11.2020 verpflichtet, ihre Rechnungen unter Berücksichtigung der Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO) des Bundes elektronisch einzureichen.

Lieferanten und Dienstleister von öffentlichen Auftraggebern der Länder und Kommunen sind hingegen von der jeweiligen Landesgesetzgebung abhängig, die teilweise noch nicht abschließend geregelt ist. Fest steht jedoch: Prozesse können durch XRechnung oder ZUGFeRD-Belege vereinfacht werden, wenn Softwarelösungen und Dienstleister die Arbeit übernehmen.

Helfen Sie Ihrem Lieferanten zukünftig korrekte Rechnungsbelege an Sie zu senden und profitieren Sie selbst!

Lesen Sie jetzt die XRechnungs-Informationen für Kommunen und erfahren Sie, wann, was zu beachten ist und wie PDFMAILER Ihren Lieferanten hilft, elektronische Rechnungen innerhalb weniger Minuten bereitzustellen!

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Die XRechnung bildet eine verlässliche Basis für den Austausch elektronischer Rechnungen von und mit deutschen Verwaltungen. Das Ziel von Ihnen als öffentlicher Auftraggeber & Rechnungsempfänger ist dabei, den Rechnungsfreigabeprozess so reibungslos wie möglich zu gestalten. Die Datenqualität der Rechnungen ist hierbei ein wichtiger Aspekt.

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So schnell senden Ihre Lieferanten zukünftig elektronische Rechnungen an Sie  und Sie profitieren vom papierlosen, automatisierten Rechnungseingang. Sparen Sie sich Zeit, Geld und Nerven!

 
PDFMAILER-7 DOWNLOAD
PDFMAILER 7 registrieren und installieren
Zeitaufwand: 5 Minuten
PDFMAILER-7 PORTALCLOUD
PDFMAILER Cloud starten
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PDFMAILER-7 ZUGFeRD BELEGE
XRechnungs-Belege manuell erzeugen und versenden
Zeitaufwand: max. 10 Minuten*
Ihre “Komfortzone”
PDFMAILER-7 ZUGFeRD INFORMATIONEN HINZUFÜGEN
XRechnungsbelege automatisiert empfangen und einlesen
Zeitaufwand: 2 Minuten
PDFMAILER-7 BELEGE DRUCKEN
FERTIG! Digitale Belege den Bestellungen zuordnen und in der FiVerw. verarbeiten
Zeitaufwand: ein Klick
 
*Belege um XRechnung-Informationen für zukünftig automatisierten Versand zu ergänzen
Zeitaufwand: 30-60 Minuten

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Mit PDFMAILER können Ihre Lieferanten ihre Rechnung mit einem Klick in das XRechnungs-Format umwandeln und an Sie als öffentliche Auftraggeber senden. Das digitale Rechnungsformat basiert hierbei auf einem CEN-Standard (erarbeitet vom Europäischen Komitee für Normung) und verfolgt das Ziel, die europäische Norm in einen zwischen Bund, Ländern und Kommunen abgestimmten nationalen Standard zu übertragen und darüber hinaus den Dokumentaustausch EU-weit zu vereinfachen. So können Sie als Behörden zukünftig auch Rechnungen aus dem EU-Ausland problemlos empfangen können. Die XRechnung ist ein rein binäres und maschinenlesbares Format. Die gotomaxx Portalcloud ergänzt dieses binäre Format um ein Sichtformat, das auch für den Menschen lesbar ist.

Ihre Vorteile Sie als Empfänger von XRechnnungen

  • XRechnung erschließt öffentlichen Auftraggebern Zeit- und Kostenersparnisse durch automatisierte Prozesse, einen kürzeren Rechnungsdurchlauf durch schnellere Freigabeprozesse und eine erhöhte Transparenz über den gesamten Bearbeitungsprozess.
  • Die Arbeits- und Prüfungsabläufe werden einfacher, schneller und schlanker. Rechnungen können automatisiert geprüft und ggf. automatisiert verarbeitet werden. Manuelle Arbeiten werden reduziert.
  • Eine Eingangsrechnungsverarbeitung mit einer arbeitsaufwendigen OCR-Lösung ist bei elektronischen Rechnungen mit ZUGFeRD-Daten nicht notwendig.

Die Vorteile für Versender

  • Die Einführung der digitalen Rechnung bietet laut Innenministerium sowohl für Sie in der öffentlichen Verwaltung als auch für Ihre Lieferanten Potenzial für Einsparungen, Effizienzsteigerungen und Verkürzungen der Durchlaufzeiten.
  • Rechnungssteller profitieren von Kosteneinsparungen durch die Nutzung der elektronischen Form, einer Liquiditätsverbesserung durch frühere Zahlungseingänge und weiteren Einsparungen durch die Optimierung interner Prozesse.
  • Rechnungssteller erzeugen mit Hilfe des PDFMAILER aus ihrer Fakturierung, Warenwirtschafts- oder ERP-System einen Datensatz im XRechnungs-Format einfach und schnell per Druckbefehl.
  • Ihre Lieferanten können Ihnen einfach und strukturiert Rechnungsdaten wie gewünscht als ZUGFeRD-Datei oder XRechnung zur Verfügung stellen. Die XRechnungDaten werden gemäß der europäischen Norm EN-16931 erstellt. Das XRechnungsformat ist ideal für die Rechnungsstellung an den Bund, Behörden, Kommunen etc. 
    Die gotomaxx ZUGFeRD-Daten stellen bspw. eine Alternative zum VDA4938/83-Standard dar. 
  • Die gotomaxx Portalcloud inkl. XRechnung-Datenverarbeitung kann von Administratoren in jede bestehende IT Umgebung (Win-basiert) integriert werden und arbeitet mit nahezu jedem gängigen ERP- und Warenwirtschaftssystem zusammen.

XRechnung mit gotomaxx ganz einfach nutzen 

XRechnungen führen zu

  • zeitnahen Rechnungszahlungen & vermeiden so Zahlungsausfälle und Liquiditätsengpässe
  • enormen Kostenersparnissen: weniger Porto und Bearbeitungskosten etc.
  • Vermeidung von Kommunikationsverlusten: Daten können direkt in die Systeme “eingespeist” und verarbeitet werden.
  • Effizienzgewinn: Automatisierungsvorteile, keine manuelle Erfassung.
  • kürzeren Bearbeitungszeiten: kein Papierausdruck, keine Kuvertierung etc.

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