Die E-Rechnung wird Pflicht – für viele Unternehmen früher, als gedacht. Wer den Umstieg nicht rechtzeitig vorbereitet, riskiert Chaos im Tagesgeschäft, gestresste Mitarbeitende und verzögerte Zahlungen. Darum sollten Sie den Versand von E-Rechnungen frühzeitig vorbereiten! Die Lösung ist ganz einfach: Frühzeitig planen, vorbereiten und umstellen. Warum das sinnvoll ist – und wie es gelingt – erfahren Sie in diesem Artikel.
Erfahren Sie alles über die Schlüsseldaten und Fristen zur Einführung der E-Rechnungspflicht
Warum es sich lohnt, frühzeitig anzufangen
Auch wenn die gesetzliche Verpflichtung zur E-Rechnung für viele Unternehmen noch in der Zukunft liegt, lohnt es sich jetzt schon aktiv zu werden. Eine frühzeitige Vorbereitung bringt zahlreiche Vorteile mit sich – sowohl organisatorisch als auch wirtschaftlich:
Ihre Mitarbeitenden sind auf die Umstellung vorbereitet
Mit einem frühen Start bleibt genug Zeit für umfassende Schulungen, interne Informationskampagnen und gezielte Tests. So können sich alle Beteiligten Schritt für Schritt mit der neuen Technologie vertraut machen. Je besser das Team vorbereitet ist, desto reibungsloser läuft die Umstellung – ohne unnötigen Stress oder Fehler im laufenden Betrieb.
Technische Abläufe können in Ruhe getestet werden
Ob ERP-System, Buchhaltungssoftware oder Versandlösung – die Einführung von E-Rechnungen erfordert technologische Anpassungen. Wer sich frühzeitig mit den technischen Anforderungen auseinandersetzt, kann Schnittstellen sauber einrichten, Funktionen testen und mögliche Stolpersteine frühzeitig erkennen – bevor sie zum Problem werden.
Sie sparen langfristig Kosten
Digitale Rechnungen sind nicht nur zukunftssicher, sondern auch kosteneffizient. Unternehmen, die frühzeitig umsteigen, profitieren schneller von reduzierten Druck-, Papier- und Versandkosten. Zudem entfallen viele manuelle Bearbeitungsschritte – was zu spürbaren Einsparungen in der Buchhaltung und Verwaltung führt.
Sie verbessern Ihre Kundenbeziehungen
Im B2B-Bereich verlangen bereits viele Geschäftspartner digitale Rechnungen – teilweise als Voraussetzung für eine reibungslose Zusammenarbeit. Wer in der Lage ist, E-Rechnungen flexibel, zuverlässig und standardkonform zu liefern, positioniert sich als moderner, verlässlicher Partner. Das stärkt die Kundenbindung und kann sogar Wettbewerbsvorteile schaffen.
Sie vermeiden rechtliche Risiken
Mit Inkrafttreten der gesetzlichen Verpflichtung zur E-Rechnung dürfen Rechnungen in vielen Fällen nur noch in einem elektronischen, strukturierten Format verschickt werden. Unternehmen, die zu spät umstellen, riskieren nicht nur formale Fehler, sondern auch Zahlungsausfälle oder Probleme mit dem Finanzamt. Eine frühzeitige Umstellung schützt also auch vor rechtlichen und finanziellen Risiken.
Erfahren Sie mehr über die größten Fehler bei der Umstellung zur E-Rechnung – und wie Sie sie vermeiden
Wie kann man den Umstieg frühzeitig umsetzen?
Eine gute Vorbereitung beginnt mit einem strukturierten Plan. Diese Schritte helfen Ihnen, den Wechsel zur E-Rechnung systematisch und erfolgreich zu gestalten:
Analyse des Ist-Zustands
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Welche Software nutzen Sie derzeit für Ihre Rechnungsstellung?
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Gibt es in Ihrem System bereits Optionen für den digitalen Versand?
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Welche Kunden können bereits E-Rechnungen empfangen – und bei welchen ist dies in Zukunft erforderlich?
Eine Bestandsaufnahme hilft Ihnen, den konkreten Handlungsbedarf zu erkennen und Prioritäten zu setzen.
Auswahl geeigneter Tools
Wählen Sie eine Lösung, die PDF-Rechnungen automatisch mit strukturierten XML-Daten (wie ZUGFeRD oder XRechnung) versehen kann. Achten Sie dabei auf eine gute Integration in Ihre bestehenden Systeme – je nahtloser die Anbindung an Ihre Buchhaltung oder Ihr ERP-System erfolgt, desto reibungsloser ist die Umstellung.
Schulung der Mitarbeitenden
Informieren Sie Ihre Teams rechtzeitig über bevorstehende Änderungen. Bieten Sie praxisnahe Schulungen und Testläufe an, um Berührungsängste abzubauen und die Akzeptanz zu fördern. So stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten die neue Lösung sicher anwenden können.
Testphase mit ausgewählten Kunden
Starten Sie mit einer Pilotphase: Versenden Sie erste E-Rechnungen an Kunden, die diese bereits akzeptieren oder sogar verlangen. Nutzen Sie deren Feedback, um Ihre Prozesse zu verbessern und wertvolle Erfahrungen für den flächendeckenden Rollout zu sammeln.
E-Rechnungen leicht gemacht – mit gotomaxx PDFMAILER
Die Umstellung auf E-Rechnungen muss keine Hürde sein – im Gegenteil: Mit gotomaxx PDFMAILER wird sie zum echten Vorteil für Ihr Unternehmen.
Einfach integriert
PDFMAILER lässt sich direkt in Ihr bestehendes System einbinden – wie ein virtueller Drucker. Sie erstellen Ihre Rechnung wie gewohnt und senden sie per Klick im passenden Format (ZUGFeRD oder XRechnung) direkt an den Empfänger. Ohne Umwege, ohne Plattformen – dafür maximal effizient.
Sicher und datenschutzkonform
Alle Daten bleiben bei Ihnen im Haus. Das erhöht die Datensicherheit, vermeidet Risiken und gibt Ihnen jederzeit die volle Kontrolle über Ihre Rechnungsprozesse.
Spürbar effizienter arbeiten
PDFMAILER automatisiert Ihre Abläufe, reduziert Fehlerquellen und spart wertvolle Zeit – gerade bei hohem Rechnungsvolumen. Das Ergebnis: Schnellere Zahlungen, weniger Aufwand, mehr Überblick.
Wächst mit Ihrem Unternehmen
Egal ob Sie einzelne oder hunderte Rechnungen versenden – PDFMAILER ist skalierbar und passt sich Ihren Bedürfnissen an. Die Erweiterung PDFMAILER.ARCHIV sorgt zudem für eine revisionssichere Archivierung und hilft beim Prüfen empfangener XRechnungen – ideal auch für Unternehmen ohne eigenes ERP-System.
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Fazit: Wer früh umstellt, hat später weniger Stress
Die Einführung der E-Rechnung ist keine Frage des „Ob“, sondern des „Wann“. Unternehmen, die sich jetzt vorbereiten, vermeiden nicht nur spätere Hektik – sie profitieren sofort von effizienteren Prozessen, niedrigeren Kosten und besseren Beziehungen zu ihren Geschäftspartnern.
Mit einer durchdachten Umstellung und einem starken Partner wie gotomaxx gelingt der Wechsel zur E-Rechnung nicht nur problemlos, sondern mit echtem Mehrwert.
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