Die EINFACHE Lösung für Ihre E-RECHNUNG
Effiziente Unternehmenslösungen von gotomaxx
Mit gotomaxx steuern Sie Ihre gesamte Geschäftspost effizient, digital und rechtskonform. Versenden Sie E-Rechnungen, signierte Dokumente und mehr über E-Mail, Portale oder Post – und archivieren Sie alles sicher in einem System. Auch der Belegeingang ist mühelos über gotomaxx umsetzbar – wichtig um ab 2025 für die E-Rechnungspflicht im Rechnungseingang gewappnet zu sein.
Wir helfen Unternehmen durch individuell automatisierbare Lösungen Versand-Prozesse zu digitalisieren:
- in der Rechnungseingangsverarbeitung
- bei der Rechnungserstellung- & Versand,
- im Mahnwesen,
- bei den Personalinformationen,
- im Postversand,
- im Marketing & Vertrieb,
- u.v.m.
Schaffen auch Sie den digitalen Wandel mit dem gotomaxx: Sie erreichen das mit wenig Installationsaufwand, ohne in bestehende Softwarelösungen eingreifen zu müssen.
PDFMAILER wird installiert und genutzt wie ein Druckertreiber, intuitive Bedienung für Administratoren und Anwender inklusive. PDFMAILER.ARCHIV unterstützt Sie als CLOUD-Anwendung bei der E-Rechnungseingangspflicht.
gotomaxx Lösungen für Ihren gesamten Dokumentenprozess – Effizient, flexibel, zukunftssicher und einfach
Mittelständische Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, ihre Dokumentenprozesse effizient, sicher und zukunftsorientiert zu gestalten. gotomaxx bietet umfassende Lösungen, die alle Schritte des Dokumentenprozesses abdecken – von der Erstellung bis zur revisionssicheren Archivierung. gotomaxx hilftIhnen dabei, Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und die Anforderungen von heute und morgen zu erfüllen.
Der gesamte Dokumentenprozess im Überblick
1. Dokumentenerstellung:
Mit gotomaxx können Sie Dokumente aus verschiedensten Anwendungen wie Word, Excel oder ERP-Systemen erstellen. Diese Dokumente lassen sich nahtlos in digitale Workflows integrieren, was insbesondere für die Erstellung von E-Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnungsformat relevant ist. So sind Sie bestens auf die seit 2025 geltende E-Rechnungspflicht umzusetzen.
2. Dokumentverarbeitung:
Die Verarbeitung Ihrer Dokumente erfolgt mit Unterstützung von Künstlicher Intelligenz (KI). KI-gestützte Automatisierung hilft, Daten präzise zu erfassen und Dokumente ohne manuelle Eingriffe zu verarbeiten. Diese Automatisierung reduziert Fehler, spart Zeit und ermöglicht es Ihnen, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren. Gotomaxx bietet zudem die Möglichkeit, Rechnungen und andere Dokumente in standardisierte E-Rechnungsformate wie ZUGFeRD und XRechnung umzuwandeln.
3. Dokumentenzustellung:
Mit gotomaxx haben Sie maximale Flexibilität bei der Zustellung Ihrer Dokumente. Ob per E-Mail, Web-Portal oder klassisch per Post – die Multichannel-Zustellung ermöglicht es Ihnen, auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden einzugehen und Dokumente schnell und sicher zu übermitteln. Dadurch steigern Sie die Zufriedenheit Ihrer Kunden und passen sich deren Präferenzen an.
4. Dokumenteneingang und Archivierung:
Die Lösungen von gotomaxx ermöglichen nicht nur den Versand, sondern auch den Empfang und die revisionssichere Archivierung von Dokumenten. Eingehende E-Rechnungen werden automatisch erkannt, verarbeitet und in Ihr ERP-System integriert. Alle Dokumente werden revisionssicher archiviert, sodass Sie jederzeit auf sie zugreifen und die gesetzlichen Anforderungen erfüllen können.
Für Softwarehersteller
Mit gotomaxx realisieren Sie die E-Rechnungs-Funktionalitäten in Stunden statt Wochen. Ihre Geschäftsanwendung wird so in die Lage versetzt, elektronische Rechnungen mit XML in den Formaten XRECHNUNG und ZUGFERD 3.0 oder 2.01 zu erstellen.
Für Unternehmen im B2B!
Testen Sie unsere Lösungen mit einer kostenlosen Trial-Version oder melden Sie sich für ein Webinar an, um mehr zu erfahren und Ihre Dokumentenprozesse auf das nächste Level zu heben. So sind Sie bestens vorbereitet für die E–Rechnungspflicht im Belegeingang und im Rechnungsausgang.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen für inländische Umsätze zu empfangen und zu verarbeiten – und zwar ohne die Möglichkeit, den Empfang abzulehnen. Diese Anforderungen gelten im Rahmen des E-Rechnungsgesetzes, das den elektronischen Rechnungsverkehr verbindlich regelt und einen wichtigen Schritt hin zu vollständig digitalen Geschäftsprozessen darstellt.
Was müssen Sie zum aktuellen Zeitpunkt sicherstellen?
Um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, müssen Unternehmen aktuell insbesondere folgende technische und organisatorische Voraussetzungen schaffen:
Elektronischer Empfang
Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format empfangen kann, z. B. als ZUGFeRD- oder XRechnung-XML. Diese Formate sind maschinenlesbar und bilden die Grundlage für eine automatisierte Prüfung, Weiterverarbeitung und Verbuchung der Rechnungsdaten.
Archivierung der XML-Daten
Empfangene E-Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden. Das bedeutet:
Die Rechnungen müssen unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar und für mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Dabei reicht es nicht aus, lediglich ein PDF abzulegen – maßgeblich ist die strukturierte XML-Datei.
Interne Prozesse und Zuständigkeiten
Auch wenn der Versand noch nicht verpflichtend ist, sollten Unternehmen bereits jetzt klare Prozesse definieren:
Wer empfängt die E-Rechnungen?
Wie erfolgt die Prüfung?
Welche Systeme sind angebunden?
So lassen sich Medienbrüche vermeiden und spätere Umstellungen deutlich vereinfachen.
Und was passiert ab 2027?
Ab dem 1. Januar 2027 beginnt die nächste Stufe der E-Rechnungspflicht:
Dann wird auch der elektronische Rechnungsausgang im B2B-Bereich verpflichtend.
Das bedeutet konkret:
-
Unternehmen müssen ihre Rechnungen aktiv als E-Rechnung ausstellen – strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD werden zum Standard.
-
Klassische PDF-Rechnungen oder Papierrechnungen reichen für den Rechnungsausgang nicht mehr aus.
-
Rechnungsprozesse müssen technisch so aufgestellt sein, dass die E-Rechnung automatisiert erzeugt, versendet und archiviert werden kann.
Unternehmen, die sich bereits heute mit dem Empfang, der Archivierung und der Prozessautomatisierung beschäftigen, sind klar im Vorteil:
Sie reduzieren spätere Umstellungsaufwände, vermeiden Zeitdruck und schaffen die Grundlage für durchgängige, digitale Rechnungsprozesse – vom Eingang bis zum Ausgang.
PDFMAILER.ARCHIV – Die benutzerfreundliche und effiziente Lösung
Mit PDFMAILER.ARCHIV bietet gotomaxx eine benutzerfreundliche und effiziente Lösung zur revisionssicheren Archivierung von Dokumenten, die speziell auf die Anforderungen des E-Rechnungsgesetzes abgestimmt ist.
Setzen Sie die E-Rechnungs-Eingangspflicht mühelos um und nutzen Sie zusätzlich die Möglichkeit, mit PDFMAILER ZUGFeRD/XRechnung auch den elektronischen Rechnungsausgang einfach und rechtssicher zu gestalten.
PDFMAILER.ARCHIV – bestens gewappnet für die E-Rechnungspflicht ab 2025
- Einfache Implementierung: Unsere Lösung lässt sich schnell in bestehende Systeme integrieren, ohne dass aufwendige Projekte notwendig sind.
- Mühelose Archivierung: PDFMAILER.ARCHIV ermöglicht die einfache und sichere Archivierung von E-Rechnungen, sodass Ihr Unternehmen alle gesetzlichen Anforderungen ab 2025 erfüllt.
- Zuverlässiger Empfang: Die Lösung stellt sicher, dass Sie E-Rechnungen im Handumdrehen empfangen und verarbeiten können, ohne sich Gedanken über technische Hürden machen zu müssen.
Kostenfrei:
Registrieren Sie sich noch heute und testen Sie Ihren Geschäftspostversand mit PDFMAILER 14 Tage
Die Vorteile von gotomaxx für Ihr Unternehmen
- Zeitersparnis: Durch Automatisierung und nahtlose Integration in bestehende Systeme sparen Sie wertvolle Zeit und reduzieren den administrativen Aufwand.
- Kostenreduktion: Digitalisierte Prozesse senken die Kosten für Papier, Porto und Lagerung erheblich.
- Rechtssicherheit: Gotomaxx erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen, insbesondere die ab 2025 geltende E-Rechnungspflicht.
- Effizienzsteigerung: Optimierte Workflows sorgen für reibungslose Abläufe in Ihrem Unternehmen.
- Kundenzufriedenheit: Mit flexiblen Zustellungsoptionen können Sie individuell auf die Wünsche Ihrer Kunden eingehen.
Mit den Lösungen von gotomaxx sichern sich mittelständische Unternehmen einen klaren Wettbewerbsvorteil. Sie optimieren ihre gesamten Dokumentenprozesse, erfüllen gesetzliche Anforderungen und erhöhen die Effizienz – und das alles mit einer benutzerfreundlichen und flexiblen Plattform. Egal, ob es um die Erstellung, Verarbeitung, Zustellung oder Archivierung von Dokumenten geht, gotomaxx bietet Ihnen die Tools, die Sie benötigen, um zukunftssicher zu arbeiten.
Jetzt handeln!
Testen Sie unsere Lösungen mit einer kostenlosen Trial-Version oder melden Sie sich für ein Webinar an, um mehr zu erfahren und Ihre Dokumentenprozesse auf das nächste Level zu heben.
