Wir beantworten Ihre Fragen zur E-Rechnung 2025

Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht stehen viele Unternehmen vor neuen Herausforderungen.

Unser FAQ E-Rechnung bietet Ihnen umfassende Antworten und wertvolle Einblicke in alles, was Sie über die Umstellung auf elektronische Rechnungen wissen müssen. Von gesetzlichen Anforderungen und wichtigen Fristen bis hin zu technischen Details und Umsetzungstipps – hier finden Sie die Informationen, die Sie für eine reibungslose Transition benötigen.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist keine einfache PDF-Rechnung, sondern ein strukturiertes elektronisches Dokument, das maschinenlesbar ist und automatisiert verarbeitet werden kann.
In Deutschland gelten insbesondere die Formate ZUGFeRD (ab Version 2.x) und XRechnung als zulässige Standards.

Im Unterschied zu klassischen Rechnungen enthalten E-Rechnungen ihre Daten in strukturierter Form (XML), sodass sie ohne manuelle Eingriffe geprüft, verbucht und archiviert werden können.

Was genau versteht man unter einer E-Rechnung?

Eine E-Rechnung im rechtlichen Sinne:

• liegt in einem strukturierten elektronischen Format vor

• ist maschinenlesbar

• erfüllt die Vorgaben des § 14 UStG sowie der europäischen Norm EN 16931

• kann automatisiert empfangen, verarbeitet und archiviert werden

Ein reines PDF, ein Word- oder Excel-Dokument gilt nicht als E-Rechnung – auch dann nicht, wenn es per E-Mail versendet wird.

Warum ist die E-Rechnung seit 2025 verpflichtend?

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland im B2B-Bereich die verpflichtende Empfangsbereitschaft für E-Rechnungen bei inländischen Umsätzen.

Das bedeutet:

• Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können

• ein Widerspruch gegen den Empfang ist nicht mehr möglich

• strukturierte Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung sind verbindlich

Der Hintergrund ist die schrittweise Einführung eines elektronischen Meldesystems für B2B-Umsätze. Ziel ist es,

• Umsatzsteuerbetrug zu reduzieren

• Steuerprozesse zu automatisieren

• und die Digitalisierung der Finanzverwaltung voranzutreiben

Der verpflichtende Rechnungsausgang folgt in den nächsten Jahren stufenweise.

Welche Konsequenzen hat es, wenn ich 2026 keine E-Rechnungen empfangen kann?

Im Jahr 2026 ist die Empfangspflicht bereits voll wirksam. Unternehmen, die technisch oder organisatorisch nicht darauf vorbereitet sind, riskieren:

• Verzögerungen in der Rechnungsverarbeitung

• Probleme beim Vorsteuerabzug

• Ablehnung von Rechnungen durch Geschäftspartner

• Störungen in Liefer- und Leistungsbeziehungen

Da der Empfang von E-Rechnungen nicht mehr verweigert werden darf, entsteht ein unmittelbares Risiko für den laufenden Geschäftsbetrieb.

Wie kann ich E-Rechnungen erstellen und versenden?

E-Rechnungen können z. B.:

• direkt aus einem ERP- oder Buchhaltungssystem

• oder aus Office-Dokumenten (Word / Excel)
  erstellt werden – sofern anschließend eine Umwandlung in ein gesetzlich zulässiges E-Rechnungsformat erfolgt.

Spezialisierte Softwarelösungen wie PDFMAILER unterstützen:

• die Erzeugung von ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien

• die Validierung der Inhalte

• den Versand

• sowie die revisionssichere Archivierung

Auch KI-gestützte Automatisierungen zur Datenerkennung und -übernahme sind möglich.

Kann ich auch 2026 noch Rechnungen in Word oder Excel erstellen?

Ja – aber nur mit Einschränkungen.

Word- oder Excel-Dokumente allein erfüllen weiterhin nicht die gesetzlichen Anforderungen.
Sie müssen in ein strukturiertes E-Rechnungsformat umgewandelt werden (z. B. ZUGFeRD oder XRechnung).

Softwarelösungen wie PDFMAILER ermöglichen:

• die Konvertierung aus Word/Excel

• die automatische Datenerkennung

• die Erstellung gesetzeskonformer E-Rechnungen

• und eine medienbruchfreie Weiterverarbeitung

Wichtig: Ohne diese Umwandlung gelten Word-, Excel- und auch normale PDF-Rechnungen nicht als E-Rechnung.

Wer muss die E-Rechnungspflicht einhalten und welche Fristen gelten?

Empfangspflicht (bereits aktiv):

• Seit 01.01.2025

• für alle Unternehmen im B2B-Bereich

• unabhängig von Unternehmensgröße oder Umsatz

Versandpflicht (stufenweise):

• Bis 31.12.2026
  Übergangsphase: Papier- oder unstrukturierte PDF-Rechnungen sind noch zulässig, wenn der Empfänger zustimmt.

• Ab 01.01.2027
  Verpflichtender E-Rechnungsausgang für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Jahresumsatz.

• Ab 01.01.2028
  Verpflichtender E-Rechnungsausgang für alle Unternehmen.
  Papier- und einfache PDF-Rechnungen sind dann im B2B-Bereich nicht mehr zulässig.

Wie bereite ich mein Unternehmen 2026 sinnvoll auf die E-Rechnung vor?

Empfohlene Schritte:

1. Ist-Analyse durchführen
   Können E-Rechnungen empfangen, gelesen und archiviert werden?

2. Technische Lösung testen
   z. B. Software für ZUGFeRD & XRechnung, idealerweise integrierbar in bestehende Systeme.

3. Prozesse definieren
   Wer prüft, wer archiviert, wer gibt frei?

4. Mitarbeitende schulen
   Verständnis für Formate, Pflichten und Unterschiede schaffen.

5. Versandprozesse frühzeitig vorbereiten
   Auch wenn die Pflicht noch nicht greift – der Aufwand wird später deutlich höher.

Welche Vorteile bietet der Umstieg auf E-Rechnungen?

• Zeitersparnis durch automatisierte Verarbeitung

• Kostensenkung bei Druck, Versand und manueller Bearbeitung

• Höhere Datenqualität und weniger Fehler

• Rechtssicherheit & Compliance

• Bessere Transparenz für Controlling und Prüfungen

• Zukunftssicherheit im Hinblick auf kommende Meldepflichten

• Nachhaltigkeit durch reduzierten Papierverbrauch

Zentrale Schlüsseldaten zur E-Rechnung (Stand Januar 2026)

• 01.01.2025: Empfangspflicht für E-Rechnungen

• bis 31.12.2026: Übergangsphase Rechnungsausgang

• 01.01.2027: Versandpflicht für größere Unternehmen

• 01.01.2028: Versandpflicht für alle Unternehmen

Weitere Informationen zur E-Rechnung finden Sie hier:

Fragen E-Rechnung 2025 beantwortet & bereit für die E-Rechnung mit gotomaxx?

>>> zum FAQ E-Rechnung

Mit gotomaxx zur ZUGFeRD E-Rechnung – Jetzt starten und gewappnet sein!

>>> zu den Fragen E-Rechnung 2025