Workflow-Prozesse

automatisiert aus ERP/CRM verarbeiten!

PDFMAILER Workflow-Designer

Ein effizientes Instrument ist der Workflow-Designer, mit dem Sie Funktionsabläufe intuitiv und flexibel erstellen können. Wie bei einem Flowchart/Flussdiagramm klicken Anwender die benötigte Befehlskette Schritt für Schritt zusammen. Die Reihenfolge kann auch später per Drag and Drop verschoben werden. Alle relevanten Funktionen werden dabei per Kontextmenü bereitgestellt. Einmal definiert, lassen sich komplexe Prozesse wie der Belegversand mithilfe der generierten Workflows weitgehend automatisieren.

  • Legen Sie Workflows an, um mehrere Aktionen parallel durchzuführen
  • Arbeiten Sie Prozessketten zuverlässig & automatisierbar ab
  • Legen Sie die Arbeitsschritte bequem mit dem Workflow-Designer fest
  • Tritt ein Fehler auf, zeigt der Workflow-Designer diesen direkt auf
  • Workflows sind duplizierbar
  • Import und Export der Workflows möglich
Übersicht PDFMAILER Workflow
PDFMAILER Workflow starten
PDFMAILER Editor Workflow

Praxisbeispiel Rechnungsversand

Um aus einer ERP-Software PDF-Belege zu versenden, bietet sich an, die Versandprozesse über Workflows zu automatisieren. Möchte man Belege an unterschiedliche Kunden auf verschiedenen Versandwegen zustellen, könnten die Prozessschritte beispielsweise wie folgt aussehen:

  • Dateinamen aus ERP aufgrund Belegnummer / Kundennummer übernehmen
  • PDF/A-Dokument mit Briefpapier erstellen
  • Bei Kunden, die dies wünschen, PDF-Payment-Zahlschein hinzufügen
  • AGBs als Beileger hinzufügen
  • Dokument intern archivieren
  • Belege auf dem vom Kunden gewünschten Weg (Portal, E-Mail, Post) versenden
  • Belegkopie intern drucken
  • Workflow abschließen

Wie das Erstellen und Durchführen des Workflows mit dem PDFMAILER live funktioniert, können Sie sich im nachfolgenden gotomaxx Support-Video ansehen! Außerdem haben wir noch viele weitere Screencasts in unserem Support-Bereich, die Ihnen die Funktionen und Einstellungen der PDF-Software detailliert erklären!

„Mit dem gotomaxx PDFMAILER ist es uns gelungen, die Verwaltungskosten um etwa 40 Prozent zu senken und die Produktivität im gleichen Umfang zu steigern!“

Jörg Hermes
Raiffeisen Mannheim eG
„Sehr angenehm für die Mitarbeiter ist schon der erste Kontakt mit der Software. Denn der PDFMAILER erfordert keine mühsame Einarbeitung. Die wenigen Klicks und Erklärungen sind ruckzuck erledigt und man kann das Programm nutzen. Einfacher und schneller kann man eine solch weitreichende Optimierung der Arbeitsprozesse rund um den Versand von Dokumenten nicht erzielen.“

Elmar Falderbaum
R+V Versicherung AG
„Im Ergebnis genügt ein Mausklick, um den Zahlungsvorgang auszulösen. Da keine manuellen Eingaben erforderlich sind, gibt es keine Übertragungsfehler. Bequemer geht es nicht!“

Rudolf Gißibl
Kocher Großhandel, Gißibl GmbH
Kontakt

Durchstarten mit PDFMAILER PROFESSIONAL oder PDFMAILER SERVER