Dokumente DSGVO konform* erstellen, versenden, vorhalten!

DSGVO – rechtliche Hintergründe!

Die neue Datenschutzgrundverordnung der EU (EU-DSGVO) gilt ab dem 25.05.2018. Diese Verordnung konkretisiert bestehende Verordnungen und gleicht die nationalen Gesetze einander an. In Deutschland ist dafür das Datenschutz-Anpassungs- und Umsetzungsgesetz EU (DSAnpUG-EU) verabschiedet und im Juni 2017 im Bundesgesetzblatt verkündet worden.

Alle Unternehmen, die Produkte und Leistungen in der EU anbieten, unterliegen dieser Verordnung. In vielen – vor allem kleineren Unternehmen – herrscht noch der Gedanke vor „das betrifft uns nicht, da sind wir zu klein“. Betrachtet man die Verordnung wird schnell klar, dass dies nicht so ist. Sowie Sie in eigenem oder fremden Namen Dienstleistungen oder Waren in Deutschland oder der EU anbieten oder Mitarbeiter beschäftigen, kommt diese Verordnung für Sie zur Anwendung.

Grundsätzlich geht es in der Verordnung um personenbezogene Daten. Auch wenn Sie nicht für Privatkunden tätig sind, werden Sie sicher Namen von Ansprechpartnern und somit personenbezogene Daten speichern  und verarbeiten.

 

Für Unternehmen: DSVGO konforme Belege!

Belege nach DSGVO

Sobald personenbezogenen Daten, wie der Name des Ansprechpartners und/oder die E-Mailadresse – sei es vom Empfänger oder vom Versender – in einem Beleg mit erfasst werden, gelten die Richtlinien nach DSGVO.

Auswirkungen auf die Belege/ Dokumente

Der Beleg oder das Dokument muss geschützt und verschlüsselt werden. Ein solcher Schutz ist ein Passwortschutz zum Öffnen, aber auch ein Schutz gegen Zugriff auf das Dokument an sich.

Passwort oder 2-Faktor Authentifizierung

Schützen Sie Ihr PDF einfach mit Hilfe eines Passwortes, welches Sie dem Empfänger per SMS zustellen. So stellen Sie die Übermittlung über einen autarken Kanal sicher.

Vertraulich bereitstellen

Eine Übermittlung der PDF-Dokumente nicht per E-Mail, sondern als Bereitstellung über Portalcloud stellt weiterhin sicher, dass kein fremder Zugriff erfolgen kann.

Automatisierung groß geschrieben

Selbstverständlich sind alle Funktionen, die DSGVO-konforme Übermittlung und Verarbeitung betreffen, via PDFMAILER PROFESSIONAL oder PDFMAILER SERVER automatisierbar.

Auf Nummer sicher

Personenbezogene Daten mit den gotomaxx Lösungen sind somit bei Versand, Übermittlung, Bereitstellung und Aufbewahrung beim Empfänger geschützt.

DSGVO-konforme Lösungen von gotomaxx

*Die Dokumente werden mittels des PDFMAILERS verschlüsselt und unter Verwendung einer zweistufigen Authentifizierung aufbewahrt. Sie erhalten das verschlüsselte Dokument in Ihrem  gotomaxx Portalcloud-Konto und den Authentifizierungs-Schlüssel per SMS. Bitte beachten Sie die für Sie vorgeschriebenen Löschungsvorschriften für diese Dokumente.

Weitere Informationen auf unserem Blog

DSGVO-konforme Funktionen

PDFMAILER - Services - PDF - Grundfunktionen

PDF schützen

Der PDFMAILER bietet alle gängigen Funktionen zum Schutz Ihrer PDF-Datei. Schützen Sie Ihre Belege vor Öffnen, Verarbeiten, Drucken, Speichern ….

Mehr Informationen

SMS Funktionalität für mehr Sicherheit

Teilen Sie dem Empfänger den automatisch generierten Zugriffscode per SMS mit und sichern Sie so die Übermittlung auf einem autarken Weg. Selbst bei Datenmissbrauch werden die SMS Daten i.d.R. nicht mit in Betracht gezogen.

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Bereitstellung auf Portalcloud

Eine Übermittlung der Belege per Mail stellt ggf. einen unsicheren Weg dar. Aus diesem Grunde bietet PDFMAILER die Möglichkeit die Dokumente geschützt in der Portalcloud bereitzustellen und somit den Zugriff auf das Dokument in doppelter Form zu schützen. Der Empfänger benötigt Zugangsdaten zum Portal-Account und den individuellen Zugriffscode (via SMS Versand) zum Dokument.

Mehr Informationen

Automatisierung des Versandes

Sie verwalten Ihre Kunden, Interessenten und Lieferanten in einer ERP-Lösung und versenden regelmäßig Belege, Mailings etc.? PDFMAILER unterstützt Sie, Ihre Geschäftspostversand-Prozesse direkt aus der Geschäftssoftware zu automatisieren und gleichzeitig die Richtlinien der DSGVO für den Versand und die Bereitstellung beim Empfänger zu erfüllen. Ihre ERP und die Prozesse müssen selbstverständlich auch den DSGVO-Richtlinien unterliegen.

PDFMAILER - Services - PDF - ERP

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