Probleme mit der E-Rechnung: Was tun, wenn der Empfang scheitert?
Zum Jahresbeginn 2025 trat in Deutschland eine bedeutende Vorschrift für Firmen in Kraft: die Verpflichtung zur Annahme elektronischer Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B). Viele Betriebe müssen ihre Abläufe anpassen. Doch was, wenn Sie nach dem Stichtag noch Probleme mit dem Empfang von der E-Rechnung haben?
Welches Format muss man empfangen können?
Eine elektronische Rechnung entspricht dem EU-Standard EN 16931. In Deutschland sind vor allem die Formate XRechnung sowie ZUGFeRD gängig. Ein reines PDF-Dokument erfüllt die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht, da es keine strukturierten, maschinenlesbaren Daten enthält.
Warum funktioniert der Empfang nicht?
Falls Ihr Betrieb Schwierigkeiten beim Empfang elektronischer Rechnungen hat, könnten folgende Gründe vorliegen:
- Ihr Buchhaltungs- oder ERP-System unterstützt die benötigten Formate nicht: Ältere Systeme oder Softwarelösungen ohne E-Rechnungsfunktion sind häufig nicht auf die neuen Standards vorbereitet. In diesem Fall sollten Sie die Kompatibilität Ihres Systems prüfen.
- Fehlende Informationen zu den neuen Vorgaben: Manche Unternehmen haben sich noch nicht ausreichend mit den gesetzlichen Änderungen auseinandergesetzt. Eine gezielte Informationsbeschaffung, beispielsweise durch einen E-Rechnungsbeauftragten, kann hier Abhilfe schaffen.
- Fehlende technische Schnittstellen wie geeignete E-Mail-Anbindungen: Der Austausch von E-Rechnungen erfolgt oft über bestimmte Übertragungswege wie spezielle E-Mail-Module oder Plattformen. Falls diese Anbindungen in Ihrem Unternehmen nicht eingerichtet sind, sollten Sie mit Ihrer IT-Abteilung oder einem Dienstleister prüfen, welche Schnittstellen fehlen und wie diese implementiert werden können.
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Wie können Sie auf Probleme mit der E-Rechnung schnell reagieren?
Sollten Sie seit dem 1. Januar 2025 noch keine E-Rechnungen annehmen können, empfehlen sich diese Schritte:
- Technik überprüfen: Kontaktieren Sie Ihren Softwareanbieter und stellen Sie sicher, dass Ihr ERP- oder Buchhaltungsprogramm die Formate XRechnung oder ZUGFeRD verarbeiten kann und eine revisionssichere Archivierung der E-Rechnungen erfolgt. Nur so kann auch weiterhin die Vorsteuer geltend gemacht werden.
- Systeme aktualisieren: Implementieren Sie Lösungen, die die kompatiblen E-Rechnungsformate in Ihren Rechnungsverkehr einbinden.
- Partner informieren: Teilen Sie Ihren Lieferanten frühzeitig mit, dass es zu Verzögerungen kommen könnte, und bitten Sie gegebenenfalls um eine Übergangslösung, beispielsweise durch eine zusätzliche PDF-Rechnung.
Was droht bei Ablehnung von E-Rechnungen?
Seit 1.1.2025 ist es nicht mehr erlaubt, elektronische Rechnungen grundsätzlich abzulehnen. Falls Sie diese aufgrund technischer Hürden nicht bearbeiten können, könnten folgende Probleme auftreten:
- Verlust von Skonti
- Mahnkosten
- Engpässe in der Liquidität
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Fazit:
Wer nach dem 1. Januar 2025 immer noch keine E-Rechnungen empfangen kann, riskiert finanzielle Nachteile und Betriebsstörungen. Der Zahlungsverkehr kann ins Stocken geraten, wenn Rechnungen nicht fristgerecht bearbeitet werden. In solchen Fällen sollten Unternehmen schnellstmöglich ihre Systeme anpassen und gegebenenfalls externe Dienstleister hinzuziehen, um die technische Umsetzung zu beschleunigen. Parallel dazu sollten Lieferanten informiert und vorübergehende Lösungen vereinbart werden. Nur so lassen sich Zahlungsausfälle und rechtliche Konsequenzen vermeiden.
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