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Das papierlose Büro fängt beim Ausdruck an

Nachhaltigkeit, Umweltschutz, Klima

Das sind die Themen, die uns in Zukunft verstärkt begleiten werden und jeder Unternehmer steht in der Pflicht seinen Teil zum schonenden Umgang mit Ressourcen beizutragen. Ein wichtiger Schritt ist hierbei das papierlose Büro, das eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich bringt – und das nicht nur für die Umwelt.

VORTEILE EINES PAPIERLOSEN BÜROS

Es ist heutzutage nicht mehr nötig. Wälder abzuholzen, um den Schriftverkehr zu ermöglichen. Digitale Dokumente haben Einzug gehalten in die Büros – national und international. Sicher hat nicht jeder dabei nur an den Umweltschutz gedacht, aber der ist eine schöne Begleiterscheinung. Darüber hinaus spart das digitale Büro Kosten, Zeit, Nerven und Platz.

 

Allein die Papierablage, die sich auf dem Schreibtisch stapelt, treibt so manchem Büromitarbeiter den Schweiß auf die Stirn. Die Dokumente müssen gelocht und in Ordnern abgeheftet werden. Wer Einsicht haben möchte, muss den Ordner aus dem Schrank holen und wenn ein Mitarbeiter diesen Ordner in Gebrauch hat, kann ein anderer ihn nicht finden. Aus Gründen des Datenschutzes muss das Büro abgeschlossen werden, wenn Dokumente mit persönlichen Daten dort zugänglich sind. Ein ewiges Auf- und Abschließen ist die Folge, wenn man sich denn daran hält.

Der Postversand raubt zusätzliche Nerven. Irgendwer blockiert den Drucker, es gibt Papierstau, das Papier ist alle, das Gerät piept, weil ein Fehler aufgetreten ist, oder der Toner ist alle. Anschreiben müssen kuvertiert und frankiert werden und niemand garantiert, dass die Dokumente nicht auf dem Postweg verloren gehen. Außerdem dauert es einige Zeit, bis sie beim Empfänger sind, vor allem bei internationalen Geschäftsbeziehungen.

Im papierlosen Büro lösen sich all diese Problem in Luft auf. Posteingang und Postausgang sind digital geregelt. Die Dokumente werden blitzschnell an der richtigen Stelle abgespeichert und bei einer ordentlichen Organisation können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig darauf zugreifen. Über die Suchfunktion sind die richtigen Dokumente sofort gefunden.

Der Drucker spielt keine Rolle mehr und es gibt keine Kollegen, die den Verkehr aufhalten. Da die personenbezogenen Daten im Computer gesichert sind, können Unbefugte nicht auf die Informationen zugreifen und die Bürotür darf aufbleiben. Der Versand von Dokumenten geschieht sogar international innerhalb von Sekunden. Die Empfangsbestätigung zeigt, dass alles angekommen ist. Der Vorgang ist erledigt.

Auch Kosten werden reduziert, denn Druckzubehör wie Toner und Papier sind nicht mehr nötig, man braucht keine Umschläge oder Briefmarken und der Weg zur Post entfällt ebenfalls. Auch die Räume werden luftiger, wenn Aktenschränke verschwinden und die Cloud oder ein Portal die Archivierung übernimmt. Nie wieder Papierberge!

WIE GELINGT DER EINSTIEG INS PAPIERLOSES BÜRO?

Je früher Sie die Digitalisierung Ihrer Geschäftspost und Unterlagen in Angriff nehmen, desto schneller profitieren Sie vom Fortschritt. Drei Bereiche gilt es umzustellen: Die Geschäftspost für Mitarbeiter, für Kunden und für Geschäftspartner. Zu Beginn müssen alle darüber informiert werden, dass die Firma aufs papierlose Büro umstellt. Da nicht alle sofort darauf Rücksicht nehmen werden, müssen anfallende Papierdokumente noch eingescannt und abgelegt werden, bis alles rundläuft.

Denken Sie daran, dass Sie auch bei Stellenausschreibungen darauf bestehen, dass die Korrespondenz nur digital erfolgt. Geschäftspartner, Kunden und Mitarbeiter werden natürlich ebenfalls eingehend aufgeklärt, wie die Kommunikation in Zukunft ablaufen soll. Hierbei müssen Sie natürlich Extrawünsche notieren und nach Möglichkeit berücksichtigen. Im Laufe der Zeit wird sich das System einspielen.

Das Ablagesystem und die Cloudfunktionen in der Firma müssen sorgfältig geplant werden. Holen Sie hier am besten die Abteilungsleiter mit ins Boot, die ihre Erfahrungen mit der Nutzung der Dokumente einfließen lassen können. Und stellen Sie auf die richtige Software um, die das papierlose Büro unterstützt!

WIE DER PDFMAILER IM PAPIERLOSEN BÜRO BEHILFLICH IST

Erstellen, Versenden, Archivieren: Das sind die drei Hauptdisziplinen im Dokumentenmanagement. Der PDFMAILER ist in all diesen Bereichen nützlich. Mit ihm erstellen Sie blitzschnell und nach Wunsch auch automatisiert Dokumente und Geschäftspost – Warenwirtschaftssysteme werden einfach gekoppelt, so dass die Daten im Programm verfügbar sind.

Der Versand der Dokumente erfolgt über die Druckfunktion aus jedem Programm heraus, das auch den Drucker anwählen kann. Es stehen verschiedene Optionen fürs papierlose Büro zur Verfügung: Der Versand über Hybridpost an diejenigen, die auf Papierdokumente absolut nicht verzichten können oder wollen, der Versand als E-Mail und die Bereitstellung der Dokumente in einem Portal. Dort können sich Kunden, Mitarbeiter oder Geschäftspartner ihre Dokumente herunterladen, nachdem sie sich mit ihrem Passwort eingeloggt haben.

Auch das Archivieren ist mit dem PDFMAILER ganz einfach. Das Dokument wird entweder im Portal oder auf dem PC gespeichert, oder kann über ftp in ein digitales Archiv geladen werden. Erkundigen Sie sich jetzt, welche Funktionen der PDFMAILER noch für Ihr papierloses Büro zur Verfügung stellt!