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Hybridbrief und digitale Zwillinge: Geschäftspost einfach versenden

Sie versenden Ihre Geschäftspost noch auf klassischem Weg? Das bedeutet, Ihre Mitarbeiter müssen die Dokumente erstellen, ausdrucken, falten, kuvertieren, frankieren und schließlich zur Post bringen. Das sind sehr viele Schritte, die alle Zeit und somit auch Geld kosten.
Mit dem Hybridbrief werden Ihnen im Büro alle Arbeitsschritte auf einmal abgenommen, Ihre Mitarbeiter senden den „Brief“-Auftrag an einen externen Dienstleister weiter.

WAS IST EIN HYBRIDBRIEF

Im Ergebnis sieht der Hybridbrief genauso aus wie ein klassischer Brief. Die Erstellung ist aber eine andere. Normalerweise drucken Sie Ihr Dokument aus und versenden es mit der Tagespost. Beim Hybridbrief schicken Sie das Dokument in digitaler Form an einen Dienstleister. Der druckt es für Sie aus, kuvertiert, frankiert und verschickt es. Sie versenden Ihre Geschäftspost allein dadurch, dass Sie das Dokument übermitteln. Der Dienstleister ist auf den Versand spezialisiert und kann unterm Strich meist viel günstigere Preise anbieten als es beim eigenen Versand der Fall ist. Vor allem bei Massenaussendung wird das deutlich. Hinzu kommt Ihre enorme Zeitersparnis. Mit einem Klick ist alles erledigt.

UND WAS IST MIT DEM DATENSCHUTZ?

Die Dienstleister im Bereich der Hybridpost sind mit allen Datenschutzbestimmungen vertraut und haben ihre Abläufe so optimiert, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Auch die Mitarbeiter sind verpflichtet, sich den Datenschutzbestimmungen gemäß zu verhalten. Sie müssen also nicht befürchten, dass Unbefugte die Briefe lesen, oder Informationen weitergegeben werden. Es versteht sich von selbst, dass der Hybridpost-Dienstleister im Gegensatz zum Postschalter immer erreichbar ist. Es ist also vollkommen egal, zu welcher Uhrzeit Sie die Aufträge vergeben. Sie können sicher sein, dass die Geschäftspost schnellstmöglich auf den Weg gebracht wird.

WAS IST EIN DIGITALER ZWILLING?

Der digitale Zwilling ist im Prinzip die dauerhafte, digitale Version eines Gegenstands. Papier kann verbrennen, verloren gehen, zerreißen, verknittern oder durch Feuchtigkeit zerstört werden. Der digitale Zwilling eines Dokuments ist also die digitale Version des Ausdrucks. In der Wirtschaft werden die virtuellen Abbilder zur Forschung und Produktentwicklung genutzt. Im Bereich der Geschäftspost haben sie andere Vorteile.

VORTEILE VON HYBRIDBRIEF UND DIGITALEM ZWILLING

Ihre Kunden haben durch die Hybridpost und den digitalen Zwilling gleich mehrere Vorteile. Sie erhalten Dokumente klassisch per Post. Diese Dokumente hat Ihr Büro zuvor als PDF an den Dienstleister gesendet. Der Kunde erhält das Dokument auf Papier. Die Kopie dieses Briefs, also der digitale Zwilling, wird zusätzlich in einem Portal zum Download angeboten. Die Empfänger haben also die Möglichkeit, jederzeit eine eigene Kopie bzw. einen neuen Ausdruck anzufertigen. Dies ist zum Beispiel bei Rechnungen und Belegen wichtig. Bis zur Steuererklärung vergeht seine Zeit und so mancher hat Unterlagen verlegt, bis es soweit ist. Diese Unterlagen müssen nicht mehr neu angefordert werden, denn der digitale Zwilling steht ja dauerhaft zur Verfügung. Auch Ihr Büro wird dadurch entlastet, denn es muss keine Dokumente erneut senden.

Dadurch, dass der Kunde oder Geschäftspartner einen eigenen Account bei Ihrer Firma hat und sich ins Portal einloggen kann, um seine Schriftstücke in der Übersicht zu sehen und gegebenenfalls erneut auszudrucken, fördern Sie die Kundenbindung. Erstens, weil Sie einen zusätzlichen Service anbieten und zweitens, weil der Kunde Ihr Portal öfter aufsuchen wird. Im Portal können Sie sogar kundenspezifische Angebote bereitstellen.