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Geschäftspost digital versenden – Ab in die Zukunft!

 

 

Im Zuge der Digitalisierung ergeben sich beim Postversand inzwischen so viele Möglichkeiten, dass Unternehmen leicht den Überblick verlieren. Sie rüsten Schritt für Schritt nach und stehen schließlich vor einer Anzahl von Insellösungen, die in ihrer Summe teuer sind. Außerdem führen die vielen Programme und Anwendungen zu Fehlern und rauben den Mitarbeitern Arbeitszeit. Um allen Anforderungen gerecht zu werden, müssen mindestens diese Versandarten abgedeckt werden:

Klassische Versandwege

Papierdokumente gehören noch nicht der Vergangenheit an. Jedes Unternehmen muss die Möglichkeit haben, auch den Massenversand auf Papier umzusetzen. Optionen wie Einschreiben oder andere Besonderheiten gehören zum Standard. Hierzu braucht man im Wesentlichen einen leistungsfähigen Drucker, Toner, Papier, Umschläge, Briefmarken und viel Zeit zum Kuvertieren und Frankieren.

Eine Alternative ist die Hybridpost. Das Unternehmen schickt die Dokumente an einen Dienstleister, der den Ausdruck und den Versand übernimmt.

Post per E-Mail

Die meisten Empfänger finden heute digitale Dokumente praktischer. Sie passen zum papierlosen Büro, zum Umweltschutz- und Nachhaltigkeitsgedanken. Außerdem kommen E-Mails auch international innerhalb von Sekunden an. Wichtig ist hierbei jedoch der Datenschutz. Persönliche Angaben müssen verschlüsselt übermittelt werden.

Das Unternehmen braucht also ein Programm, mit dem die Datenschutzvorschriften eingehalten werden können. Das passiert zum Beispiel durch eine Verschlüsselung.

Post auf Abruf

Der Download der Geschäftspost in einem Online-Portal ist noch praktischer für den Empfänger. Er bekommt per E-Mail eine Benachrichtigung, dass ein neues Dokument für ihn bereitgestellt wurde. In seinem persönlichen Account kann er dann den Download starten. Vorteil: Durch die individuellen Zugangsdaten kommen nur Berechtigte an die Post und die Dokumente stehen dauerhaft zum Download bereit. Es kann nichts verloren gehen.

Hierfür benötigt das Unternehmen einen Anbieter, der die Plattform zur Verfügung stellt und das System möglich macht.

Quellen und Designs für Die Geschäftspost

Als seien die Versandwege nicht schon vielfältig genug, kommen für das Unternehmen noch weitere Stolpersteine hinzu. Viele Dokumente werden aus anderen Programmen heraus erstellt, beispielsweise aus dem Textverarbeitungsprogramm, dem Warenwirtschaftssystem oder dem CMS. Die Möglichkeiten und Designs sind vielfältig: Rechnungen, Mahnungen, Gehaltsabrechnungen, Verträge, Lieferscheine und viele mehr. Mitarbeiter müssen also die Dokumente zunächst irgendwo erstellen, bevor überhaupt ein Versandweg gewählt werden kann.

Klingt kompliziert? Ist es aber nicht! Zumindest dann nicht, wenn das Unternehmen sich für eine Komplettlösung wie den PDFMAILER entscheidet.

Viele Versandwege, viele Anbindungen, eine Lösung

Der PDFMAILER ist so einfach konzipiert, dass er alle Optionen moderner Geschäftspost anbietet: Ausdruck von Dokumenten, Hybridpost, verschlüsselter Versand per E-Mail, Portal zum Download von Dokumenten. Das Programm lässt sich an alle gängigen Systeme anschließen und bietet die Möglichkeiten, designte Vorlagen anzuwählen. Für das Unternehmen heißt das: Es kann mit nur einem Programm alles abdecken. Die Mitarbeiter haben es ebenfalls einfach, denn PDFMAILER wird wie ein Drucker installiert. Dokumente werden mit den gewohnten Programmen erzeugt und können dann über die „Drucken“-Funktion im Computer final verarbeitet und verschickt werden. Vorlagen und Versandwege, Kosten und andere Details werden angezeigt und ausgewählt. Hierbei können die bevorzugten Versandarten pro Kunde hinterlegt werden. Einzel- und Massenversand sind gleichermaßen möglich.

FAZIT

Mit PDFMAILER reduzieren sich die Fehlerquellen und die Kosten sind absolut überschaubar. Auch kleine und mittelständische Unternehmen können ihre Geschäftspost so dem digitalen Zeitalter anpassen – ohne Insellösungen und zeitraubende Prozesse!