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Effektives Rechnungsmanagement ist bares Geld für jedes Unternehmen

Außenstände können einer Firma das Genick brechen. Der Geldfluss muss stimmen und deshalb ist es besonders wichtig, dass Ihre Kunden schnell zahlen. Insbesondere kleine Firmen, Freelancer und Startups haben kaum Rücklagen, um eventuelle Ausfälle wochen- oder monatelang aufzufangen.

Der PDFMAILER kann mit seinen Funktionen einen schnellen Ausgleich der Rechnungen und ein effektives Rechnungsmanagement unterstützen. Grundsätzlich gilt: Der Kunde muss die Rechnung schnell erhalten und der Bezahlprozess muss so einfach wie möglich sein, damit er seine Überweisung nicht auf die lange Bank schiebt.

SCHNELLER VERSAND VON RECHNUNGEN

Das Erstellen einer Rechnung geht mit dem PDFMAILER ganz schnell. Das Programm korrespondiert mit den Daten aus dem Warenwirtschaftssystem und so können Rechnungen auf Knopfdruck mit den richtigen Angaben erstellt werden. Über Steuerzeichen und Workflows kann der Prozess sogar automatisiert werden.

Noch im gleichen Vorgang versenden Sie die Rechnung – auf Wunsch verschlüsselt. Alternativ haben Sie die Wahl, die Rechnung in einem Portal zu hinterlegen, in dem der Kunde sich das Dokument herunterladen kann. Er loggt sich dazu sicher mit seinem Passwort ein. Sie können sich gewiss sein, dass die Rechnung dort ankommt, wo sie hin soll – und das Ganze geschieht innerhalb von Sekunden über Grenzen hinweg. Direkt nach dem Verkauf hat der Kunde seine Rechnung zur Verfügung. Es gibt keine Wartezeiten durch den Versand. Sie können das Dokument ebenfalls sekundenschnell im richtigen Ordner archivieren oder beispielsweise dem Steuerberater zur Verfügung stellen.

ELEKTRONISCHE BEZAHLDIENSTE UND SEPA-FORMULARE

Der Kunde hat die Rechnung erhalten. Im nächsten Schritt muss er möglichst einfach bezahlen können. Dazu können Sie ihm über den PDFMAILER ein SEPA-Formular zur Verfügung stellen, oder aber elektronische Bezahldienste anbieten, mit denen er direkt und unkompliziert die Rechnung begleicht. Der komplette Bezahlprozess von der Rechnungsstellung über die Archivierung bis zur Bezahlung ist so im besten Fall innerhalb von Minuten erledigt. Sie haben das Geld schnell zur Verfügung und die Außenstände minimieren sich.

Sollte der Kunde nicht sofort bezahlen und in Verzug geraten, ist die Mahnung mit dem PDFMAILER auch innerhalb weniger Augenblicke erstellt und beim Schuldner.

ZEIT IST GELD

Arbeitszeit ist pures Geld. Deshalb sorgt der PDFMAILER auch auf andere Weise für eine volle Firmenkasse. Druckkosten entfallen beim digitalen Versand von Rechnungen. Die Dokumente brauchen keinen Briefumschlag und keine Briefmarke und die Mitarbeiter müssen die Rechnungen nicht zur Post bringen.

Und falls einer Ihrer Kunden eine klassische Rechnung haben möchte, ist auch das mit dem PDFMAILER kein Problem. Drucken Sie das Dokument einfach im Büro aus, oder wählen Sie den Versand per Hybridpost. Auch hier lässt sich der eine oder andere Euro sparen. Gleichzeitig besteht die Möglichkeit, den Rechnungen gleich neue Angebote beizulegen. Je nach Kaufverhalten des Kunden werden individuelle Beileger mit verschickt. Dieses Instrument zur Kundenbindung steht auch beim digitalen Versand zur Verfügung, allerdings müssen die Empfänger hierbei vorher ihre Zustimmung geben.

Der PDFMAILER sorgt in vielerlei Hinsicht für ein sinnvolles und effektives Rechnungsmanagement. Wenn Sie Ihre Rechnungen kostensparend erstellen und schnell versenden wollen, dann ist das Programm ideal für Sie. Durch die modernen Bezahloptionen gibt es für den Kunden keine Hindernisse mehr, die ihn davon abhalten, die Rechnungen sofort zu begleichen.