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Digitale Signatur: So machen Sie Dokumente fälschungssicher

 

Wie kann man ein PDF-Dokument unterschreiben? Ausdrucken, mit dem Stift unterschreiben und wieder einscannen? Das klingt kompliziert und es geht auch viel einfacher. Die digitale Signatur macht es möglich. Sie ersetzt die Unterschrift, mit der Sie sonst wichtige Dokumente unterzeichnen. Allerdings ist sie nicht immer genauso rechtskräftig.

WAS IST EINE DIGITALE SIGNATUR?

Die digitale Signatur ist nicht etwa nur eine eingescannte Unterschrift. Es handelt sich vielmehr um einen errechneten Signaturschlüssel, der den Absender eindeutig identifiziert. Es ist nahezu unmöglich, diesen Wert zu fälschen, so sagen es zumindest die Experten. Es gibt allerdings verschiedene Signaturverfahren, die unterschiedlich bewertet werden. Einige sind sichtbar und werden im Dokument angezeigt, meist direkt in der E-Mail in Form von kryptischen Reihen, bei anderen steht die Zertifizierung in der genutzten Software.

Mit der digitalen Signatur können steuerlich und rechtlich relevante Dokumente unterzeichnet werden, bei denen es wichtig ist, dass der Verfasser eindeutig auszumachen ist. Das ist zum Beispiel bei Rechnungen oder Verträgen der Fall. Im Grunde gibt es drei verschiedene Stufen: elektronische Signatur, fortgeschrittene Signatur und qualifizierte Signatur. Für letztere ist aber zum Beispiel ein Kartenlesegerät erforderlich.

Die elektronische Signatur hat ein niedriges Sicherheitslevel und besteht nur aus dem Namen des Verfassers. Vor Gericht ist damit erstmal nichts bewiesen und die Beurteilung liegt im Ermessen des Richters. Die fortgeschrittene elektronische Signatur hat den besagten Schlüssel, der nachprüfbar ist. Auch hier bleibt dem Richter zwar ein Spielraum für die Beurteilung, aber die Chancen stehen besser, dass das Dokument anerkannt wird. Die qualifizierte elektronische Signatur ist weit komplizierter und wird für bestimmte Produkte von der Bundesnetzagentur genehmigt. Welche digitale Signatur für Ihre Dokumente ideal ist, kann ein Jurist beurteilen.

WIE ERSTELLT MAN EINE DIGITALE SIGNATUR?

Wer in der Suchmaschine die Frage eingibt, wie man eine digitale Signatur erstellt, der landet schnell auf irreführenden Seiten. Dort wird empfohlen, die Unterschrift einzuscannen und beispielsweise im E-Mail-Programm zu hinterlegen. Diese „digitale Unterschrift“ ist hier nicht gemeint. Der Signaturschlüssel, der eindeutig einer Person zugeordnet werden kann, wird nicht als Bild erzeugt. Es werden vielmehr verschlüsselte Daten (Hash) erzeugt, die zudem einen Zeitstempel erhalten. Klar, dass man das nicht einfach zuhause am heimischen PC machen kann. Es sei denn, Sie haben den PDFMAILER!

WIE FUNKTIONIERT DIE DIGITALE SIGNATUR BEIM PDFMAILER?

Nach der Einrichtung der Digitale-Signatur-Funktion ist die Anwendung denkbar einfach. Der PDFMAILER ist über die Druckoptionen zu bedienen. Dort müssen Sie dann nur noch den Haken für die digitale Signatur setzen und schon ist das Dokument „unterschrieben“. Anschließend versenden Sie das Dokument wie gehabt als E-Mail-Anhang.

VORTEILE DER DIGITALEN SIGNATUR

Eine digitale Signatur ist nicht für alle Dokumente notwendig. Dennoch kann es vorkommen, dass digitale Schriftstücke rechtlich relevant werden könnten. Dann ist die digitale Signatur ein Pluspunkt. Sie ist schnell und über Grenzen hinweg sofort zu übertragen. Sie ist fälschungssicher und trägt einen
automatischen Zeitstempel. Je nach Verfahren und Fall, wird sie vor Gericht als qualifizierter Beweis angesehen und bei der Rechtsprechung berücksichtigt.

Mit dem PDFMAILER wird einmal mehr ein zuvor komplizierter Prozess enorm vereinfacht. Ein Klick genügt und die digitale Signatur ist erledigt!