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Die perfekte Symbiose: Warenwirtschaftssystem & PDFMAILER

Das Warenwirtschaftssystem ist die Basis für jeden Handel. Kundendaten, Preise, Produkte, Bestellungen, Rechnungen – hier laufen die handelsspezifischen Anwendungen und hier werden vom Angebot bis zu Lieferscheinen und Provisionsberechnungen wichtige Dokumente erstellt. Meist werden Kunden individuelle Rabatte gewährt, die in der Kundendatei vermerkt sind. All dieses Daten braucht ein Unternehmen für seine Geschäftspost. Wie ist es nun möglich, auf ein einfaches digitales Versandsystem wie PDFMAILER umzustellen, ohne die Kunden- und Produktdaten oder die im Warenwirtschaftssystem erstellten Dokumente umständlich zu übertragen? Ganz einfach: Durch eine Anbindung, die das Warenwirtschaftssystem mit dem PDFMAILER koppelt.

 

INSTALLATION UND ROLLOUT IM NETZWERK

Auf den ersten Blick wirkt es sehr kompliziert, das Warenwirtschaftssystem mit dem Versand zu verknüpfen. Ist es aber nicht! Die Verknüpfung passiert quasi ganz von allein, denn der PDFMAILER installiert sich wie ein Druckertreiber. Wenn Sie also zuvor aus dem Warenwirtschaftssystem heraus drucken konnten, dann können Sie nach der Installation auch aus dem Warenwirtschaftssystem heraus PDFs erstellen und direkt verschlüsselt als E-Mail-Anhang versenden. Außerdem gibt es eine Reihe weiterer Optionen, zum Beispiel die Bereitstellung des Dokuments in einem Portal oder die Möglichkeit, das Schreiben per Hybridpost zu verschicken. Der PDFMAILER kann an einem Einzelplatz installiert werden, oder von der IT im Netzwerk ausgerollt werden.

VERSANDWEGE SPIELEND EINFACH STEUERN

Die Auswahl des Versandwegs ist ebenso einfach wie die Installation des PDFMAILERS. Per „Multiple Choice“ kann der Büromitarbeiter auswählen, ob das Dokument als E-Mail-Anhang versendet werden soll, ob es per Hybridpost verschickt wird, ob es in einem Portal zum Download bereitgestellt wird, oder ob es – ganz klassisch – ausgedruckt werden soll. Die bevorzugte Versandart pro Kunde kann sogar hinterlegt werden.
Alle Auswahlmöglichkeiten unterhalb dieser Optionen wählt der Versender per Klick an, zum Beispiel den Versand als Standardbrief oder als Einschreiben. Eventuelle Kosten für den Versand und andere Details zeigt das Programm direkt an. Die Internetmarke wird also direkt per Klick gekauft. Es ist sogar möglich, Marken für Pakete und Warenpostsendungen auszudrucken.
Das Dokument kann direkt aus dem Warenwirtschaftssystem heraus über den PDFMAILER auch in der Dropbox abgelegt werden, per FTP übertragen oder ausgedruckt werden. Sogar die Veröffentlichung von Dokumenten in den sozialen Medien wie Facebook oder Twitter ist aus dem PDFMAILER heraus möglich. Postbriefe im Eigendruck, Briefversand per Hybridpost, Paketversand, Warenpost, elektronischer Versand oder elektronische Bereitstellung in einem Portal: Die gewünschte Option wird beim Drucken manuell ausgewählt – innerhalb von Sekunden! Alle Daten werden aus dem Kundensatz beim Druck übertragen.

EINFACHER VERSAND DURCH WORKFLOWS

Mit der Verwendung von Workflows wird es noch einfacher. Sie können über kundenspezifische Steuerzeichen den Versandweg festlegen und den gesamten Prozessablauf pro Kunde steuern. Der Workflow wird im System hinterlegt. PDFMAILER wählt dann beim nächsten Versand automatisch die eingestellte Versandart aus. Auch bei verschiedenen Versandarten pro Kunde können Sie Massenaussendungen über den Workflow richtig umsetzen.

DAS FAZIT 

Der PDFMAILER geht mit jedem Warenwirtschaftssystem eine Symbiose ein und erleichtert den Versand ungemein. Die Bedienung ist so einfach wie die Druckfunktion. Ihr Büro spart Zeit, Geld und Ressourcen. Über Workflows können Prozesse sogar automatisiert werden. Einfacher geht moderner Versand von Geschäftspost nicht!