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Die eRechnung als Alternative zur Papierrechnung

Die Papierrechnung hat zwar noch nicht vollständig ausgedient, aber immer mehr Unternehmen gehen dazu über, die Vorteile digitaler Lösungen zu nutzen. Die eRechnung hält Einzug in den Büros und schenkt den Mitarbeitern mehr Zeit für andere Aufgaben und bringt eine finanzielle Entlastung durch geringere Kosten. Außerdem trägt sie zur Kundenzufriedenheit bei.

NACHTEILE VON PAPIERRECHNUNGEN FÜR DEN VERSENDER

Rechnungen auf Papier müssen so einige Stationen durchwandern, bis sie beim Empfänger sind. Sie werden ausgedruckt, frankiert, kuvertiert, zur Post gebracht, verladen und transportiert, im Briefzentrum sortiert, vom Postboten zugestellt und schließlich vom Empfänger aus dem Briefkasten geholt und geöffnet. Das sind viele Stationen, an denen Fehler passieren können. Es kommt nicht selten vor, dass Rechnungen verlorengehen, oder sogar zurückkommen, weil der Empfänger umgezogen ist und keinen Nachsendeantrag gestellt hat.

Abgesehen davon, dauert die Zustellung sehr lange, vor allem, wenn der Empfänger im Ausland sitzt. In unserer modernen Welt will aber niemand mehr lange warten müssen, um Prozesse abzuschließen. Für Papierrechnungen fallen zudem Kosten an, angefangen vom Papier und vom Toner über die Briefmarke bis hin zu den Personalkosten, denn Zeit ist auch Geld. Verliert der Käufer die Rechnung, wird er sie eventuell nochmal anfordern, um sie beispielsweise an seinen Steuerberater weiterzureichen.

Die Rechnung auf Papier wird zwar noch von vielen Kunden angenommen oder sogar gewünscht, aber die jüngere nachrückende Generation ist nicht zuletzt mit Blick auf den Umweltschutz nicht mehr so begeistert von der alten Variante. Sie bevorzugt das ressourcenschonende papierlose Büro und viele jüngere Privathaushalte und Unternehmen archivieren ihre Unterlagen komplett digital. Wer nur die Papierrechnung versendet, sammelt also Minuspunkte beim Kundenservice.

NACHTEILE VON PAPIERRECHNUNGEN FÜR DEN EMPFÄNGER

Wenn Sie Ihren Kunden und Geschäftspartnern Papierrechnungen zusenden, sind sie zur Zettelwirtschaft verdammt. Besonders ärgerlich ist das im papierlosen Büro. Die Rechnung muss erste eingescannt und dann abgespeichert werden. Auch der Bezahlvorgang ist komplizierter als bei eRechnungen. Namen, Kundennummern, Beträge und Bankverbindungen müssen erst mühselig abgeschrieben werden. Copy and Paste funktioniert nur digital.

Auch bei der Suche nach einer bestimmten Rechnung ist der Empfänger mit Papier nicht gut bedient. Die eRechnung wird einfach mit einem leicht zu findenden Dateinamen abgespeichert und kann so über die Suchfunktion schnell auf den Bildschirm geholt werden. Geht eine Papierrechnung verloren oder wird sie beschädigt, muss sie neu angefordert werden, um die Buchhaltung korrekt zu halten. Eine Tasse Kaffee ist leider schnell einmal auf dem Schreibtisch mit den Unterlagen umgekippt. Der eRechnung kann so schnell nichts passieren. Sie liegt nicht nur im E-Mail-Eingang, sondern auch im Ordner, in dem sie abgespeichert wurde. Noch besser: Der Empfänger kann sich mit eigenem Passwort in seinen Kunden-Account einloggen und die Rechnung erneut herunterladen.

WEITERE VORTEILE DER ELEKTRONISCHEN RECHNUNG

In den Büro und auch in privaten Haushalten legt man heute großen Wert auf den Datenschutz. Eine Rechnung mit privaten Daten auf Papier landet im Büro in der offenen Ablage oder kann versehentlich an die falsche Person ausgehändigt werden. Die eRechnung landet immer genau da, wo sie hingehört. Sie ist bestenfalls verschlüsselt, so dass nur der Empfänger sie öffnen kann. Hier werden keine Daten offen herumliegen.

Während man sich bei der Papierrechnung in der Regel nur auf einen Geschäftsvorgang konzentriert, wird die eRechnung mit einer E-Mail verschickt, die man auch zu Marketing-Zwecken nutzen kann. So macht man dem Empfänger zum Beispiel ein Sonderangebot, weist auf Aktionen hin, oder teilt ihm wichtige Termine mit.

Die eRechnung spart also nicht nur Zeit und Geld, sie ist auch sicherer und kann zur Kundenbindung beitragen.